【実践編】職務分掌のテンプレートと活用のサンプル事例

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職務の範囲を明確化させる職務分掌を設定する企業が急増しています。
しかし職務分掌は誰が作るのか、ない場合はどうやって作れば良いか悩む担当者も多いもの。今回は一般的な職務分掌のテンプレートを用いて、見本や事例と一緒に解説します。

職務分掌とは何か？その基本と、今日から使えるテンプレート・サンプルもご紹介します。

職務分掌とは、職務ごとの役割を明確化した制度です。責任や権限を明確化させることで、組織の組織の健全化、人材育成の効率化や内部統制が期待できます。
従業員や職種が多い大企業ほど職務分掌を取り入れていますが、最近では中小企業・ベンチャー企業にも注目が集まっています。

職務分掌の基本、メリットやデメリットについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
関連記事：職務分掌とは？メリット/デメリット・作成方法と注意点まで徹底解説

職務分掌で決める事項は、大まかに各職務の業務内容と共通の分掌業務を決めれば良いのでシンプルです。
まずトライアルとして職務分掌を始めてみるなら、テンプレートを活用し、その後に職務毎にカスタマイズすると良いでしょう。

テンプレートはWordやExcelなどデータ別、業界別にあるため、自社の職務に合うテンプレートがきっと見つかるはずです。
これから職務分掌を取り入れたいと考えるなら、まずはテンプレートを活用すると良いでしょう。

職務分掌のサンプルとして、以下のサイトを確認してみてください。
職務分掌に必要な事項が網羅されており、汎用的で使いやすい構成になっているので、初めて職務分掌を取り入れたい企業におすすめです。
※1 サンプル参考サイト：職務分掌規定の書式テンプレート
※2 サンプル参考サイト：職務分掌規程のひな型

職務分掌を作る前に知っておきたい事や活用方法をご紹介します。

職務分掌の作成者は、高いコミュニケーション能力をもつ人事部の管理職以上が良いでしょう。
職務分掌を作成するには、各部署の責任者から業務内容や責任、役割を記入するアンケートを提出してもらいます。業務内容が他部署で重複したり、複雑な箇所があったりする場合は間に入ってヒアリングして調整しなければなりません。

さらに主観での職務分掌表の作成を避けるため、第三者によるチェックも必要です。
各部署の管理職や経営陣とのチェックやすり合わをするため、部署を横断的に見られる人が職務分掌の作成者として最適でしょう。

職務分掌のテンプレートを選ぶ際は、まず自社の企業規模に合ったテンプレートを探しましょう。
例えば従業員が1,000人以上と多い企業は、毎日の職務内容が定型化しやすいので、細かく規定できるテンプレートが向いてます。
逆に従業員が100人未満の企業は、1人の従業員が職務を兼任するケースやイレギュラーな仕事も発生しがちです。

職務内容をどの程度まで細かく規定するか、レベル感は企業規模や職務の実情などで異なります。まずは従業員数や職務の実情をリサーチしてから自社に合うテンプレートを選ぶと良いでしょう。

テンプレートを活用する手順としては、以下の流れです。

STEP1：活用するテンプレートを決める
STEP2：組織図を用いて組織全体と職種を確認する
STEP3：社内アンケート/ヒアリングを実施し職種の役割と範囲を把握する
STEP4：3で得た情報をテンプレートに反映していく
STEP5：各部署の管理職や一般社員、経営陣にもチェックしてもらう

テンプレートを活用する際にまず大切なのは、部署と職務の繋がりを把握する事です。組織図があれば組織全体を俯瞰的に見ることができて分かりやすくなります。

その次に事業所レベルから各部署のチームや個人レベルまでヒアリングを行います。
事業所レベルでは各管理職に担当部署の役割と権限、チームや個人レベルでは一般社員のリアルな職務実態をヒアリングするとさらに精度高い職務分掌になるでしょう。

テンプレートを活用する際に注意すべきは以下の点です。

・規定以外の職務をしない風潮になること
・管理職や経営陣による独善的な決定

職務分掌で規定した業務以外はしなくて良いという風潮は、従業員の主体性や創造性を損なってしまいます。

職務分掌で決めた役割をこなせば良いだけではなく、従業員の主体性も人事評価に組み込むと良いでしょう。管理職や経営陣が一方的に職務範囲や権限を決めるのではなく、一般社員へのヒアリングを通じ、主体性を尊重した職務分掌を作ることがポイントです。

人事評価制度の構築方法やポイントについて、さらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
関連記事：人事評価の項目とは？評価の種類と、具体的な項目について解説

職務分掌にテンプレートを活用して組織にどんな影響があるのか。成功事例をご紹介します。

職務分掌のテンプレートを活用したことにより、職務の役割や責任が明確化した事例をご紹介します。

事例の企業は、従業員数1,500人以上の食品業界です。職務分掌を作成しようと思った時、作成方法もテンプレートに当てはめていけば良いので、人事部の負担も少なくシンプルに作成できました。
どの部署でどんな業務を担当しているのか正確に把握できるので、人事評価や異動の検討も、この職務分掌テンプレートのおかげでスムーズに進められるようになったのです。

事例の企業は、従業員数1,000人ほどの教育サービス業です。
その事例の企業は、従業員1人1人にあった育成計画がうまく立てられないことに課題を持っていました。

解決方法として、シンプルで分かりやすい職務分掌のテンプレートを活用したことで、人材育成の効率化に成功しました。
職務分掌で職務の役割と権限が明確化されたことで、人材育成計画が立てやすくなったのです。そのため適切な目標設定ができ、モチベーションや主体性アップに繋がりました。

人材育成の効果をさらに高めるOKRについて詳しく知りたい方は「OKR、目標の設定はできたけど、実際の流れは？1週間の運用例」と 「相対評価と絶対評価の比較。両者の特徴と人事に求められること」を参考にしてください。
また、OKRを網羅的に学べる 「OKR入門書」をご用意いたしました。ぜひご活用ください。

職務分掌にテンプレートを活用しても上手くいかないケースも珍しくありません。
ここからは失敗事例2つをご紹介します。

事例の企業は、従業員数1,000人ほどの小売業です。
規定した職務以外のイレギュラーな業務が多いと、責任や権限の所在が分からなくなるため職務分掌の効果を発揮できずに失敗してしまいます。
特に中小企業やベンチャー企業のような従業員数が少なく、1人でさまざまな職務を兼任する企業は要注意です。
なぜイレギュラーな業務が発生してしまうのか、業務の棚卸しと見直しをはかると良いでしょう。

事例の企業は、従業員数100人のIT企業です。
職務分掌を作成するのが目的となり、何にも活かせずに失敗するケースです。
職務分掌は適切に運用することで初めて、従業員の目標意識やモチベーションアップ、人材育成や内部統制などの効果が出るもの。
新しい取り組みに消極的で、業務が妥協的に進められている企業は特に注意が必要です。
職務分掌の役割と目指すべきビジョンは何か。経営陣を巻き込んで会社全体にアナウンスすると良いでしょう。

職務分掌の作成におすすめのテンプレートやサンプル、事例を解説しました。
職務分掌は誰が作るのか、どうやって作れば良いか難しいもの。
まず初めて作るならテンプレートを活用し、そこから自社用にカスタマイズすると良いでしょう。

職務分掌を適切に運用すれば、従業員の育成やリスクマネジメントなどさまざまな面でも効果が期待できます。
ただし職務分掌は規定するだけではなく、運用後の定点観測や規定した職務の役割や権限が実態に即しているか管理する必要があります。

そのためには、普段から従業員の情報を把握しなければなりません。
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