要員計画とは？意味や目的と計画の立て方や計算式について解説

要員計画とは、企業が事業計画を進めるうえで、人材に関しての計画を策定することです。

経営環境が目まぐるしく変化する現代では、自社の現状を正確に把握したうえで、今後展開する事業計画に沿って、適切に要員計画を進める必要があります。

この記事では、要員計画の意味や人員計画との違い、要員計画の目的、要員計画の立て方について解説します。

要員計画に必要な従業員のスキルや配置の見える化

要員計画とは、企業が事業計画を進めるうえで、人材に関しての計画を策定することです。

経営環境が安定していた時代には、終身雇用に代表されるような中長期的な要員計画を立てるのが一般的でした。

しかし、経営環境が目まぐるしく変化する現代では、中長期の要員計画の策定が難しくなってきています。

今後は、必要な人員の「人数」と合わせて、「どのような人材」が必要かも考慮して、時代に沿った経営計画と連動した要員計画の策定が必要です。

要員計画を効果的に実施するためには、「需要的側面」と「供給的側面」双方の視点での策定が必要です。

需要面では、管理者や人事担当者が将来の人材ニーズを定性的に検討し、「自社にとって求められる人材」の定義付けを行う必要があります。

供給面では、将来の人材構成がどうなるのかを定量的な側面から明確にする必要があります。

また、求める人材と現在の人材とのギャップを明らかにし、ギャップを埋めるために有効な施策について、採用と人材育成の両面でのバランスを取らなければいけません。

採用と人材育成の両面でのバランスを取ることで、人材投資に関する意思決定を円滑に進め、無駄な取り組みによるコストを防ぐことも可能になります。

▼「定性」「定量」についてさらに詳しく
定量的・定性的の意味と使い分け、ビジネスや目標設定では注意も

▼「人材育成」についてさらに詳しく
人材育成とは？何をやるの？基本的考え方と具体的な企画方法を解説

経営戦略と連動した人材育成を実現

⇒「人材育成ハンドブック」資料ダウンロード

要員計画と似た言葉としてあげられるのが「人員計画」です。

要員計画とは、経営計画を実現するために必要な人数を割り出し、採用や配置を計画することです。

人員計画とは、どの部署にどのようなスキルを持った人材が、どれだけ必要なのかを具体的に計画していくことです。

要員計画は多くの場合人事部が主導し、既存の人員を把握しながら採用を計画します。

要員計画を遂行する事は、経営計画を達成させるための確率を高める取り組みだと言えるでしょう。

人員計画も同じく人事部が主導し、人事異動の検討などと合わせて行いますが、現場の状況を加味しながら、生産性向上や効率化に向けた投資や教育も合わせて計画することが、要員計画との違いです。

▼「人事異動」についてさらに詳しく
人事異動の目的とは？ 基本的な手順や実施のポイントについて紹介！

▼「生産性」についてさらに詳しく
生産性とは？意味や向上させる方法と高めるための施策事例を解説

人事異動に関する問題を解決する方法

⇒「『最適配置』実現のキーポイント」資料ダウンロード

企業が経営計画を実行するうえで、人材に関する計画は欠かせません。企業が要員計画を行う4つの目的について確認してみましょう。

要員計画の目的

1. 採用計画の合理化
2. 適材適所への人員配置
3. 中長期的な人材育成
4. 人材のミスマッチによる離職の防止

要員計画の目的の1つ目は、「採用計画の合理化」です。

離職した人員の数をそのまま埋めるための採用では、人材のミスマッチを招いてしまいます。

経営計画の実現に向けて、各部門が役割を遂行するために必要な人数を考え、採用計画に反映させるようにしましょう。

また、採用を合理化するためには、採用コストの削減が欠かせません。

採用コストを管理するためには、「内部採用コスト」と「外部採用コスト」それぞれの採用コストの中身を知り、採用コストの総額、内部コスト、外部コストを管理し、可視化することで、今後の課題発見や解決に役立てるようにしましょう。

内部採用コスト

• 採用担当者の人件費

• 応募者の交通費

• 会食費やノベルティグッズに関わる費用

• リファラル採用のインセンティブ

外部採用コスト

• 求人広告費

• 人材紹介成功報酬

• 採用代行費

• 会社案内などの製作費

• 説明会や選考会場費

• 内定者研修費

要員計画の目的の2つ目は、「適材適所への人員配置」です。

要員計画を策定することで、各部署が求める人材の過不足を把握し社内リソースの最適な分配をすることが可能になります。

「事業環境や社会情勢の変化」に対応するための専門スキルを有する人材の適切な配置、「人手不足」に対応するための働きがいのあるポジションへの配置による離職防止、「人件費の高騰」に対応するための人材のミスマッチによる過剰人員や不要な採用コストを防ぐためにも、人員の適材配置が必要です。

しかし、感覚的に人員を採用し配置するのでは、適材適所の人員配置は実現しません。

適切な人員配置は、企業の生産性を高め人員の定着率を向上させるなど、企業にとって多くのメリットをもたらします。

▼「適材適所の人員配置」についてさらに詳しく
適材適所を実現する「人材配置」とは？実践的な方法とポイントを人事目線で解説

適材適所の人員配置の方法

⇒「『最適配置』実現のキーポイント」資料ダウンロード

要員計画の目的の3つ目は、「中長期的な人材育成」です。

要員計画に基づいて将来必要なマネージャーやリーダーの人員数を割り出し、中長期的な人材育成計画を立てます。

中長期的な人材育成を実施するためには、人材育成の目的を明確にする必要があります。

人材育成の目的は、企業の経営戦略と紐づいていなければいけません。

例えば、スタートアップ企業が「3年後に新規事業を」「5年後にはまた新たな新規事業を展開させる」場合には、描いている事業拡大計画から逆算して、採用計画と育成計画を立てる必要があります。

新規事業に必要な知識やスキル、組織を運営するために必要な経営的視点など、中長期的な経営戦略に基づいて、必要になる人材像や人員数に合わせた要員計画が必要になります。

▼「人材育成計画」についてさらに詳しく
人材育成計画とは？狙い通り人材が育つ計画の立て方から方法までを解説！

経営戦略と連動した人材育成を実現

⇒「人材育成ハンドブック」資料ダウンロード

要員計画の目的の4つ目は、「人材のミスマッチによる離職の防止」です。

要員計画は人員の適材配置を実現させ、人材のミスマッチの解消につながります。

適切な部署で働くことは、従業員の離職防止に大きく貢献します。

要員計画は、一般的には経営層と現場が連携して設計し運用するもので、求める人材像が全社的に一致しているため、求職者に対して一貫したメッセージが発信でき、自社に合った人材が採用しやすくなります。

▼「離職防止」についてさらに詳しく
離職防止に効果的な施策9つ！離職の原因とその影響も解説

離職の原因と対策を考える

⇒「離職を防ぐためには」資料ダウンロード

スタートアップでは、新規事業立ち上げのための設備投資や人材投資が必要になります。

しかし創業間もない時期は、自己資金で全てをカバーできるケースはそれほど多くありません。

特に人材投資に関しては、事業計画に基づいた要員計画が欠かせません。 

企業の成長段階では、必要とされる人材の特性が変化するため、採用コストを抑え貴重な資金を確保しておく必要があります。

また、スタートアップが要員計画を立てる際は、自社の成長ステージに合わせて考えるのが望ましいと言えます。

例えば、「シードステージ」ではマーケティングに精通している人材が、「アーリーステージ」では販売戦略を立案できる人材が必要になります。

また、「ミドルステージ」では経営的視点を持ち合わせている人材が、「レイターステージ」では法律や財務のスペシャリスト人材が必要だと言えるでしょう。

スタートアップでは、企業の成長ステージごとに必要な人材を獲得するための要員計画が必要になります。

要員計画はどのような方法で立てれば良いのか、要員計画での「2つの算定方法」について確認してみましょう。

要員計画の立て方

• トップダウン方式

• ボトムアップ方式

トップダウン方式とは、経営目標達成のために必要な人材を算定する方式のことで、「マクロ的算定方式」とも言い、算定には「売上高」「付加価値」「損益分岐点」「人件費率」

「労働分配率」の指標を用います。

指標を参考に、総人件費が予算枠内に納まる人数を基準にして人員を配置していきます。

人員数を割り出す計算式

必要な人員数＝（年間売上高×付加価値率×労働分配率）÷1人あたりの人件費

トップダウン方式の場合は、企業が定めた予算枠内で人員を補充しますが、予算を気にし過ぎるあまり、「現場の人員が不足している」といった声に対応できなくなるケースも考えられるため、「予算を守る」という視点と合わせて、「現場の声を反映させ人手不足を解消させる」という、経営と現場との双方の視点が必要です。

▼「損益分岐点」についてさらに詳しく
損益分岐点とは？計算式と求め方をわかりやすく解説

ボトムアップ方式とは、「ミクロ的算定方式」とも言い、現場の従業員の声を反映させながら各部署の業務量に応じて必要な人員を算定する方式のことです。

各部署の現状を把握したうえで、部署から会社全体へと積み上げていき、会社全体で必要な人数や人材を算出します。

人員数を割り出す計算式

必要な人員数＝総業務量÷（1人あたりの標準業務量×所定労働時間）

ボトムアップ方式を取り入れると、各部署の人手不足解消につながります。

一方で、全ての要望に応えようとすると必要人数が多すぎてしまい、予定していた予算枠をオーバーしてしまうケースが発生してしまいます。

ボトムアップ方式とトップダウン方式とを両立しながら計画していくことが、望ましいと言えます。

要員計画を立てるうえで必要な5つのステップについて確認してみましょう。

要員計画の立て方のステップ

1. 現状把握
2. ニーズ調査
3. 適正人数の検証とギャップ調整
4. 採用計画の立案
5. 要員計画の決定

要員計画の立て方のステップの1つ目は「現状把握」です。

現状把握は感覚ではなく、「人件費」「給与」「従業員数」などの数字から正確に現状を把握することが重要です。

現状把握で確認するポイント

• 年度末に在籍する予定の従業員数

• 年度初めの時点で各部署に在籍している従業員数

• 減員が見込まれる従業員数

• 増員が見込まれる従業員数

定量的側面での現状把握と合わせて、従業員のモチベーション調査を実施します。

従業員のモチベーションを調査することで、組織の生産性向上につなげることや、人事施策の効果を定量化させることが可能になります。

従業員のモチベーション調査を実施する際は、アンケートツールなどを利用すると良いでしょう。

▼「モチベーション」についてさらに詳しく
仕事のモチベーションを上げる方法とは？元人事が実体験をもとに解説

▼「社内アンケート」についてさらに詳しく
社内アンケートとは？本音を引き出すコツを解説

▼「サーベイ」についてさらに詳しく
組織サーベイとは？目的や従業員満足度調査・社内アンケートとの違いを解説

社内調査の実施方法とツールの選び方

⇒「サーベイツールの選び方大全」資料ダウンロード

要員計画の立て方のステップの2つ目は「ニーズ調査」です。

ニーズ調査では、ボトムアップ方式とトップダウン方式を取り入れるのが一般的です。

ボトムアップ方式でのニーズ調査

ボトムアップ方式では、現場の責任者（部長・課長など）に対して、「現場で働く人員に過不足はないか」「いつまでに何人補充する必要があるか」「どのようなスキルを有する人材が必要か」の項目についてヒアリングをします。

また、「異動や退職による欠員補充なのか」「業務を拡大するための人員補充なのか」「プロジェクトを遂行するための専門スキルの持ち主や、適任者の人員補充であるか」の調査も必要です。

トップダウン方式でのニーズ調査

トップダウン方式では、経営陣の意見を参考に、会社全体のニーズを調査します。

「新規事業開拓」「既存事業の推進」「今後進めたい事業計画」についてヒアリングすることで、人事に関する予算内から必要な人員数を確認します。

また、部署によってスキルに偏りが見られたり特定のキャリアの従業員が不足していたりしていないかを合わせて確認するようにしましょう。

トップダウン方式では、組織全体での人材構成の課題を改善するためにニーズを探ることを心掛けると良いでしょう。

▼「スキル管理」についてさらに詳しく
スキル管理とは？目的や方法とスキルマップについて解説

▼「スキルマップ」についてさらに詳しく
スキルマップとは？そのメリットと導入方法・注目される背景を紹介

スキルデータを活用して戦略人事を実現する方法

⇒「今日から始めるスキル管理」資料ダウンロード

要員計画の立て方のステップの3つ目は「ギャップ調整」です。

ギャップ調整では、「労働生産性」と「直間比率」を基準にして適正人数を判断すると良いでしょう。

労働生産性とは、従業員が生み出す付加価値を労働投入量で割ったものです。

一般的には売り上げ見込みから販売管理費を差し引いたものを、人員数で割ることで算出します。

直間比率とは、直接的に利益を生み出す部門（営業や生産）とサポートを担う部門（経理や総務）の比率のことです。

目安としては、全従業員に占める直接部門の従業員数の割合は70〜80％程度が望ましいと言われています。

また新卒採用では、各部署の年度減員分や増員分、要望数をもとに具体的な人数を決めます。 

新卒採用は、中途採用や異動人員と比べ、時間やコストがかかることが多いため、要員計画を策定する際に大切な要素の1つだと言えます。

▼「労働生産性」についてさらに詳しく
労働生産性とは？計算方式や上げる方法についてわかりやすく解説

要員計画の立て方のステップの4つ目は「採用計画の立案」です。

採用計画では、「いつまでに」「何人」「どのような人材」に入社してもらうかを決め計画します。

採用計画を立案する際は、できるだけ具体的な人物像を思い描くことが重要だと言えます。

イメージと乖離した人材を採用してしまうと、ミスマッチになってしまう確率が高まり、結果として手間や無駄なコストを発生させてしまうためです。 

さらに、採用市場の動向を見たり、採用スケジュールを立てたりすることで、計画に無理がないかを確認するようにしましょう。

要員計画の立て方のステップの5つ目は「要員計画の決定」です。

最終的には、決裁者からの承認を得なければいけません。

要員計画に問題がないか、最終確認してもらいます。

決裁者は、経営者や各部署の事業責任者などが一般的です。

決裁者からの承認を得るためには、「要員計画表」の作成がおすすめです。

要員計画表では、 必要な情報を整理し見やすい点を意識すると良いでしょう。

自社の従業員のスキルや配置の見える化に

⇒「HRBrain タレントマネジメント」資料ダウンロード

要員計画とは、企業が事業計画を進めるうえで、人材に関しての計画を策定することです。

経営環境が目まぐるしく変化する現代では、中長期の要員計画の策定が難しくなってきています。

自社の現状を正確に把握したうえで、今後展開する事業計画に沿って、適切に要員計画を進める必要があり、必要な人員の「人数」と合わせて、「どのような人材」が必要かも考慮して、時代に沿った経営計画と連動した要員計画の策定が必要です。

「HRBrain タレントマネジメント」は、要員計画に必要な自社の従業員の配置やスキルなどの人材データを見える化します。

また、データに基づいた人材配置の最適化やアンケート機能による従業員のモチベーションの分析と把握も可能です。

さらに、従業員のスキルマップや、これまでの実務経験、育成履歴、異動経験、人事評価などの従業員データの管理と合わせて、OKRなどの目標管理、1on1やフィードバックなどの面談履歴などの一元管理も可能です。

HRBrain タレントマネジメントの特徴

• 検索性と実用性の高い「データベース構築」を実現

運用途中で項目の見直しが発生しても柔軟に対応できるので安心です。

• 柔軟な権限設定で最適な人材情報管理を

従業員、上司、管理者それぞれで項目単位の権限設定が可能なので、大切な情報を、最適な状態で管理できます。

• 人材データの見える化も柔軟で簡単に

データベースの自由度の高さや、データの見える化をより簡単に、ダッシュボードの作成も実務運用を想定しています。

▼「タレントマネジメントシステム」についてさらに詳しく
【完全版】タレントマネジメントとは？基本・実践、導入方法まで解説
タレントマネジメントシステムの課題とは？ 目的・導入の課題と成功事例まで

▼「タレントマネジメント」お役立ち資料まとめ
【人事担当者必見】タレントマネジメントに関するお役立ち資料まとめ