人員配置とは？意味や必要性と最適化のための考え方について解説

人員配置とは、経営目標を達成するために、従業員をどの組織やポジションに配置するかを、スキル、適性、キャリア、専門知識などの、従業員の特性を考慮して決定することを指し、異動や配置によって、経営資源である「ヒト」を再分配する人材マネジメントです。

人員配置を適切に行うことで、生産性の向上や、従業員のモチベーションアップ、優秀人材の離職防止などの効果が得られます。

この記事では、人員配置の意味と目的、人員配置の必要性、人員配置の最適化の方法、適材適所の人員配置を成功させるためのポイントについて解説します。

「最適配置」実現のキーポイントを5分で解説

人員配置とは、経営目標を達成するために、従業員をどの組織やポジションに配置するかを、スキル、適性、キャリア、専門知識などの、従業員の特性を考慮して決定することを指します。

人員配置は一般的に、人事異動や昇進、昇格、採用などのタイミングで実施し、異動や配置によって、経営資源である「ヒト」の再分配をする人材マネジメントです。

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人員配置は、組織内における業務の適正化や効率化が目的です。

従業員を適材適所に配置し異動することで、最大限のパフォーマンスを発揮し、組織全体の利益追求や目標達成を目指しています。

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最適な人員配置を行う必要性について確認してみましょう。

人員配置の必要性

• 生産性の向上

• 従業員のモチベーションアップ

• 優秀人材の離職防止

最適な人員配置を行う必要性として、「生産性の向上」があげられます。

従業員のスキル、経験、キャリアなどの特性が配置先とマッチすれば、効率良く業務を実施することができます。

また、業務を効率化し、生産性が上がれば、目標達成に必要だった人件費や経費の大幅な削減にもつながるため、最小のコストで最大限の効果が得られるようになります。

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最適な人員配置を行う必要性として、「従業員のモチベーションアップ」があげられます。

適切な人員配置を行い、効率化が進めば、業務処理にかかる時間が削減されるため、勤務時間の短縮や適正化が期待できます。

さらに、適切な人員配置は良好な人間関係にもつながり、良好な人間関係は、業務の連携が円滑に進むため、ストレスの軽減、やりがい、エンゲージメントを高めるなど、ポジティブな効果が期待できます。

また、人間関係が悪い環境下では、仕事に対するモチベーションを下げてしまい、退職希望を引き起こしかねません。

退職理由に「社内の人間関係」をあげるケースも珍しく無いほど、社内環境は重要です。

人間関係が合わない従業員を、別の部署やチームへ人員配置する事で、本来の能力を発揮できる場合もあります。

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最適な人員配置を行う必要性として、「優秀人材の離職防止」があげられます。

優秀な人材は、現状を見極める能力が高いため、配置と自身が「マッチしていない」と判断すれば離職につながってしまいます。

さらに優秀な人材は、他社でも十分に通用できるスキルや経験を持っているため、現職を退職しても転職市場で引く手あまたです。

わざわざ、自分にマッチしない企業に在籍するメリットがないため、見切りを付けた場合、せっかく獲得した優秀な人材の早期離職へとつながってしまいます。

生産性がある良好な人間関係、業務とマッチする職場環境であれば、優秀人材のモチベーションの向上につながり、離職防止のリスクを低減できるでしょう。

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人員配置を最適化し効率的に行うための手順について確認してみましょう。

人員配置を最適化する方法

• 現状と目標を明確化させる

• 人事評価を行い総合的に適性を判断する

• 従業員や関連部署と意思確認や連携を行う

人員配置を最適化する方法として、「現状と目標を明確化させる」ようにします。

最適な人員配置を実現するために、まずは現在の人員状況や業務の質を確認しましょう。

各配置の業務量に対するマンパワーは適切であるか、必要なスキル、経験を持つ従業員が在籍しているかなど、業務とのバランスを確認します。

また、現状に対して目標設定を立てる際は、1ヶ月、6ヶ月、1年とそれぞれ期間を区切り、売上など目標達成度を目標管理し確認すると良いでしょう。

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人員配置を最適化する方法として、「人事評価を行い総合的に適性を判断する」ようにします。

人員配置は、従業員の異動や配置後の目標達成度を考慮し、総合的に適性を判断することが重要なため、人事評価を行い業務への振り返りを行うようにしましょう。

従業員と企業の双方にノウハウが蓄積され、将来の人員配置や人事評価のヒントになります。

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人員配置を最適化する方法として、「従業員や関連部署と意思確認や連携を行う」ようにします。

人員配置後は、従業員や関連部署へのヒアリングが大切です。

人事異動や配置転換を、人事部が一任して決定し指示する企業も多いですが、従業員や関連部署へのヒアリングが無い一方的な人員配置は、従業員の組織への不満を高め、独善的な決定だと思われるリスクがあります。

丁寧なヒアリングのもと、従業員と配置部署先のニーズをマッチングできるよう連携することが大切です。

人員配置の効果を最大限に引き出し成功させるポイントについて確認してみましょう。

人員配置を成功させるポイント

• 従業員に事前にヒアリングを行う

• 人員配置後のフォローとフィードバックを行う

• 従業員のデータを一元的に管理する

人員配置を成功させるポイントとして、「従業員に事前にヒアリングを行う」ことがあげられます。

適材適所の人員配置を行うためには、従業員がどのような資格、スキル、経験を持っていて、今までのキャリアや現状がどうなっているのかを知る必要があります。

さらに、従業員が将来的に希望するキャリアプランを確認し、ニーズを聞き出し、配置後のミスマッチ防止につなげなければなりません。

人員配置を実施する前に、必ず「どの部署で」「どの業務を」「役職は」「いつ配置するのか」などをとりまとめ、該当する配置先と共有し検討するようにしましょう。

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人員配置を成功させるポイントとして、「人員配置後のフォローとフィードバックを行う」ことがあげられます。

配置後は、各配置先にフォローやフィードバックを一任する企業もあります。

しかし、人員配置のクオリティとエンゲージメントを高めるために、人事によるフォローとフィードバックを実施するようにしましょう。

人事によるフォローとフィードバックによってブラックボックス化を防ぎ、部署別の人事ノウハウが蓄積できるからです。

フォローは、定期的な面談やメンタルヘルスマネジメントを実施すると良いでしょう。

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人員配置を成功させるポイントとして、「従業員のデータを一元的に管理する」ことがあげられます。

従業員の目標や評価管理を、Excel等のデータで管理する企業もありますが、Excelでの管理だと、リアルタイムの情報が見られない、同時にデータ編集ができないなど、評価管理にExcelを使用するには課題が多いのも事実です。

面談記録、目標管理、マネジメント業務等をクラウドで一元的に管理することで、人事業務の効率化が期待できます。

従業員が多い企業でも、組織図を俯瞰して把握できるツリー構造があるなど、会社全体、部門、部署毎の従業員も一目で把握し、適材適所の人員配置が可能になります。

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スキルや面談記録などの従業員データを一元管理

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人員配置とは、経営目標を達成するために、従業員をどの組織やポジションに配置するかを、スキル、適性、キャリア、専門知識などの、従業員の特性を考慮して決定することを指し、異動や配置によって、経営資源である「ヒト」を再分配する人材マネジメントです。

より人員配置を効果的にするために、従業員や関連部署とニーズを引き出し、マッチングさせると良いでしょう。

また、適材適所の配置には、従業員の特性や部署の現状も踏まえ、「いつ」「どの部署で」「どのような業務を任せるか」など、戦略的な人員配置が重要です。

人事部による一方的な指示や異動は、従業員の不満やミスマッチにつながる恐れがあるため、人員配置の前後はヒアリングとフォローをしっかりと実施するようにしましょう。

「HRBrain タレントマネジメント」は、人員配置の最適化に必須な従業員のスキルデータや評価記録、配置後の面談記録、組織図を俯瞰して把握できるツリー構造などを、シンプルで使いやすく一元管理します。

さらに、従業員のスキルマップや、これまでの実務経験、育成履歴、異動経験、人事評価などの従業員データの管理と合わせて、OKRなどの目標管理、1on1やフィードバックなどの面談履歴などの一元管理も可能です。

HRBrain タレントマネジメントの特徴

• 検索性と実用性の高い「データベース構築」を実現

運用途中で項目の見直しが発生しても柔軟に対応できるので安心です。

• 柔軟な権限設定で最適な人材情報管理を

従業員、上司、管理者それぞれで項目単位の権限設定が可能なので、大切な情報を、最適な状態で管理できます。

• 人材データの見える化も柔軟で簡単に

データベースの自由度の高さや、データの見える化をより簡単に、ダッシュボードの作成も実務運用を想定しています。

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