人事領域の基幹システムとは？背景から人事システム導入までを解説

人事では以前から人事向けの基幹システムを活用してきました。人事ERPとよばれる人事基幹システムは長い間、人事を支えてきたツールの一つです。今回は時代とともに変化する人事システムについて解説します。

基幹システムとはどのようなシステムなのでしょうか。まずは基本的な概念について解説します。

基幹システムとは、企業の中で人・モノ・カネ・情報などの経営資源を一元管理するシステムのことです。企業では事業目標を達成するために、経営資源を活用して計画づくりを行います。この計画づくりに必要なデータを一か所に集めるシステムが基幹系システムと呼ばれるようになりました。

人事領域における基幹システムは、企業の中で人事情報の管理を行う機能を担っています。大規模な人事基幹システムでは、従業員の個人情報と人事評価情報に加え、給与計算の情報を経理システムと連動させて管理しています。つまり、経営資源である人に関するデータベースと言えるでしょう。

さらに人事システムについて詳しく知りたい方は「人材データベースとは？構築方法とおすすめソフトを紹介！」をご確認ください。

基幹システムは、ERPとも呼ばれます。ERPと基幹システムは、どのような関連性があるのでしょうか。

ERPとは、英語でEnterprise Resource Planningの略です。もともとERPは、英単語の通り企業の中で経営資源を最適に配分する計画を意味していました。企業は目標を達成するために、経営資源を管理します。例えばお金を適切に管理しないと利益を出すことが難しくなるでしょう。こうした経営資源管理の取り組みそのものがERP本来の意味です。

ERPは昔から行われてきた取り組みでした。しかし近年になって経営資源の情報を収集してデータベース化するシステムそのものをERPと呼ぶようになりました。そのためERPといえば基幹システムであるという認識が現在では定着しています。

人事では経営資源である従業員を適切に管理する必要性がますます高まっています。人事にとってシステムを導入する必要性はどこにあるのでしょうか。

戦後の高度経済成長期のように、大量生産・大量消費の時代は終わりを迎えました。産業構造が製造業から情報産業へとシフトする中で、人材自体の情報も価値が高まっているのです。これまでは情報化できなかった人材も情報化できるようになりました。現代ではその人材のスキルや経験などを見える化できます。そのため、人材を単なる人として捉えるのではなく、情報として捉えることが重要になってきているのです。

日本では少子高齢化により、今後、大幅に生産年齢人口が減少していきます。総務省の平成28年版「情報通信白書」によれば、2030年には6,773万人、2060年には4,418万人にまで落ち込むことが予想されています。それにより労働力不足が社会問題として懸念されているのです。労働力が不足する中では、いかに一人ひとりの能力を向上させ生産性を高められるかが重要な取り組みになってきます。そのため、企業は人事システムによって従業員の能力やスキルを把握して必要に応じて能力を向上させることが必要なのです。

▼「2030年問題」についてさらに詳しく
2030年問題とは？企業への影響と具体例、取るべき対策を分かりやすく解説

新型コロナウィルスの影響は、急速なリモートワークの普及を促進しました。物理的に従業員を管理することが難しくなったため、遠隔でも従業員を管理する必要がでてきました。そこで多くの企業では従業員のモチベーションや健康状態を人事システムにより見える化して、組織のパフォーマンスを維持向上に取り組んでいます。

さらにコロナ時代における働き方について詳しく知りたい方は「【人事必見】withコロナで採用・働き方の変化とやるべき対応とは？」「リモートワークでも従業員エンゲージメントを高める方法とは？」をご確認ください。

では実際に大企業の人事部で人事システムを導入するにはどのように進めればよいのでしょうか。

まず、システムを導入すればすべてがうまくいくわけではありません。人事部の業務をシステム化するには業務フローの再構築が必要です。人事部でDX（デジタルトランスフォーメーション）を行うことを「HRDX」と呼びます。そもそもDXとは、テクノロジーによって既存の産業構造や仕組みを根底から変えることを意味します。つまり、もし人事部で人事システムを導入することにより業務効率化を考えているなら、業務の仕組み自体を見直さなければならないということなのです。

さらにDXについて詳しく知りたい方は「DXはなぜDX？意味や定義、事例を解説」をご確認ください。

人事システムを導入する第一歩として、まずは業務棚卸を進めましょう。業務をすべて洗い出し、本当に会社の目標達成に貢献している付加価値の高い業務と、付加価値の低い業務に分けます。そして付加価値の低い業務は外注化や自動化ができないかを検討しましょう。そのうえで人事システムを導入することで、会社の目標達成に貢献できる業務は何かを決めていくことがおすすめです。人事の管理業務を効率化するための知識や実践方法について人事管理業務を効率化する方法とは？具体的な管理方法を解説をご確認ください。

適切に業務棚卸を行えば、人事システムを導入することで業務を効率化することができます。業務を効率化できれば、その分、付加価値の高い業務へとシフトできます。ジョブ型雇用が広まるこれからの時代では、人材の採用や育成がますます重要になってきます。人事は時代の先を読んで、必要な人材の調達が求められます。業務棚卸により業務効率化を実現したら、こうした戦略的な業務を中心に行う戦略人事へとシフトしていきましょう。

さらに戦略人事について詳しく知りたい方は「経営戦略から読み解く戦略人事の立案方法を徹底解説！」と「【人事部必見】「戦略人事」とは？経営戦略を実現する人事を徹底解説します」をご確認ください。ジョブ型雇用については「ジョブ型雇用とは？メンバーシップ型雇用との違いやメリット・デメリットを解説」をご確認ください。

業務棚卸が完了して、新しい業務フローが決まったら人事システムを導入しましょう。業務棚卸を行わずに人事システムを導入した場合、システム化できる業務が限定的になり、かえって業務が増えることになります。そのため人事システムの導入は、人事機能のDXにおける最後の段階に行うのがよいでしょう。なお人事システムについてはこの後ご紹介します。

変化の激しい現代において、人事機能を戦略人事へと高度化していくことは人事部にとって必須の取り組みです。そしてその取り組みを実現するには、人事部のDXが欠かせません。また、人事部のDXには人事システムが必須のツールです。人事システムとはどのようなものなのでしょうか。

近年の人事システムは、人事情報システム（HRIS）とも呼ばれます。従業員の個人情報だけではなく、能力やスキルの情報を分析して組織パフォーマンスを向上させるための示唆を得られるまでになっています。また従業員の能力、スキルや最適な配置のシミュレーションに特化したシステムをタレントマネジメントシステムと呼びます。人事システムはこうした用途に応じて使い方の異なる人事領域におけるシステムの総称と言えるでしょう。

人事システムついてさらに詳しく学びたい方のために「人事評価にシステムを使うべき理由」をご用意しているのでぜひご活用ください。

人事システムにはクラウド型の人事管理システムとオンプレミス型の人事システムがあります。オンプレミス型は社内にあるサーバーにシステムを構築するのに対し、クラウド型はクラウドサーバーにすでに構築されたシステムを利用します。オンプレミス型は物理的にサーバーの保守管理が必要になりますが、クラウド型であればサーバー設置や保守作業が不要ですぐに使えるというメリットがあります。近年の人事システムの多くはクラウド型を採用しています。

さらに人事システムについて詳しく知りたい方は「【人材管理：システム編】人事必見のおすすめクラウドシステム・ツール」をご確認ください。

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