ナレッジとは？意味やノウハウとの違いやビジネスでの重要性について解説

ナレッジとは、知識や情報のことを指し、ビジネスシーンで使われる場合、「企業などの組織にとって有益な知識、経験、事例、ノウハウなど付加価値のある情報」を意味し、企業にとっての知的財産を指します。

ナレッジマネジメントでは、特定の人が退職や異動をした場合でも業務の遂行が可能になったり、手続きに関する質問などの社内対応の時間を削減したりすることが可能になります。

またナレッジを蓄積することは、従業員ひとりひとりの問題解決能力や決断力の向上にもつながります。

この記事では、ナレッジとノウハウの違い、ナレッジを蓄積し活用するナレッジマネジメントとは、ナレッジ蓄積や共有のビジネスでの重要性、ナレッジの蓄積や共有をすることのメリット、ナレッジのベースを共有できるツール、ナレッジを蓄積しデータベース化するシステムについて解説します。

社内に点在したナレッジを一元管理する方法

ナレッジとは、知識や情報のことを指します。

ナレッジは、英語で「knowledge」と記載し「知識」や「知見」と言う意味があり、ネイティブで発音した場合「ナ（ゥ）レッジ」と聞こえることから、「ナレッジ」という和製英語が作られました。

ナレッジがビジネスシーンで使われる場合、「企業などの組織にとって有益な知識、経験、事例、ノウハウなど付加価値のある情報」を意味し、企業にとっての知的財産を指します。

ノウハウとは、日常会話でも使用される一般的な言葉です。

ノウハウも和製英語のようですが、英語の「know-how」がそのまま定着したものです。

英語の「know-how」は、ものごとの手順や方法という意味になります。

一方で、和製英語としてのノウハウは、「ある専門的な技術やその蓄積のこと」または、「技術競争の有力な手段となり得る情報や経験。また、それを秘密にしておくこと」と訳されます。

ナレッジは企業にとって有益な情報や知識のことで、ナレッジは大事な情報の集まりとも言えるでしょう。

一方で、ノウハウは専門的な技術やその蓄積を意味し、ナレッジである情報や知恵を体系化して蓄積することで、ナレッジはノウハウへと昇華すると考えることができます。

ビジネスシーンにおけるナレッジとは、企業にとって付加価値を持つ情報です。

例えば、ビジネスシーンでのナレッジは、原材料の組み合わせや製造方法などだけではなく、従業員が持つ知識や経験もナレッジに含みます。

またビジネスで、個々人の持つナレッジに他の従業員もアクセスできるように、体系立てて蓄積していくことを「ナレッジマネジメント」と呼びます。

ナレッジマネジメントは、1990年代に一橋大学名誉教授で経済学者である野中郁次郎氏が「SECIモデル」を発表したことから始まったとされています。

「SECIモデル」のSECIは、「共同化（Socialization）」「表出化（Externalization）」「連結化（Combination）」「内面化（Internalization）」の4つの頭文字から作られています。

SECIモデルの4つのプロセス

• 共同化（Socialization）：共通の経験を通して暗黙知を転移させるプロセス

• 表出化（Externalization）：個人の暗黙知を言葉に出しメンバーと共有するプロセス

• 連結化（Combination）：異なる形式知を組み合わせて新たな知を創造するプロセス

• 内面化（Internalization）：新たに得た形式知を反復練習によって体得するプロセス

「SECIモデル」とは、知識や経験が、「共同化」「表出化」「連結化」「内面化」を繰り返すことで、知識の創造とマネジメントを行なっていくという考え方で、ナレッジマネジメントの基礎となっています。

企業がナレッジマネジメントを行う場合は、「SECIモデル」の手順に従って行なっていくことになります。

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ナレッジの蓄積や共有のビジネスでの重要性は、「従業員の業務遂行レベルの均質化」と「知的財産の蓄積と人材流出時の損失の軽減」の大きく分けて2つになります。

それぞれの詳細について確認してみましょう。

ナレッジの蓄積や共有のビジネスでの重要性

• 従業員の業務遂行レベルの均質化

• 知的財産の蓄積と人材流出時の損失の軽減

ナレッジの蓄積や共有のビジネスでの重要性として、「従業員の業務遂行レベルの均質化」があげられます。

ナレッジを蓄積し、従業員がすぐにアクセスできるようになっていれば、誰が配属されてもある程度業務遂行のレベルを揃えることができます。

最近ではナレッジツールを導入することで、従業員のナレッジの蓄積や確認がよりスムーズにできるようになり、既存の従業員の業務遂行レベルの統一はもちろん、新人の育成の効率化も可能となりました。

新人の指導時間の短縮を実現することで、人件費のコストダウンにもつながります。

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ナレッジの蓄積や共有のビジネスでの重要性として、「知的財産の蓄積と人材流出時の損失の軽減」があげられます。

組織単位でナレッジの蓄積ができていれば、従業員が辞めてしまった場合の情報のロスや、業務が滞るリスクが軽減されます。

例えば、レストランチェーンの「サンマルク」の母体はシェフが料理するフランス料理のレストランでした。

しかし料理長が辞める際に、スタッフも引き連れて辞めてしまうことが多く、経営危機に陥ることがあったそうです。

そこでナレッジマネジメントを行い、料理長やシェフに依存しないフランス料理のレストランを作ろうと考えました。

具体的には、これまでシェフに属人的に頼っていた「フランス料理の材料の仕入れや加工」「フランス料理を作る」という工程をすべて洗い出し、細かなマニュアルに落とし込み、ナレッジとして蓄積していき、最終的にはアルバイトでもフランス料理が提供できるようにまでになりました。

そして、岡山県内のベーカリーレストランから、全国展開することに成功し、株式公開を果たしました。

ナレッジを蓄積し使えるようにすることは、企業にとって必要不可欠なだけでなく、大きなメリットがあると言えます。

（参考）株式会社サンマルクホールディングス

ナレッジの蓄積や共有をすることのメリットについて確認してみましょう。

ナレッジの蓄積や共有をすることのメリット

• 人に知識を頼らない

• 社内対応の時間を削減できる

• 従業員が個々で問題解決できる

ナレッジの蓄積や共有をすることのメリットとして、「人に知識を頼らない」ことがあげられます。

ナレッジを属人化せず共有化することができれば、特定の人がいなくなることで起こる業務の停滞を防ぐことができます。

特定の人が退職や異動した場合でも、ナレッジが共有されていれば、ナレッジに基づいて他の従業員によって業務の遂行が可能になります。

また、ナレッジが属人化せずに共有されていれば、異動の場合の引き継ぎにかかる時間も軽減でき、取引先との信頼を失うリスクや、品質が下がるリスクを軽減することもできます。

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ナレッジの蓄積や共有をすることのメリットとして、「社内対応の時間を削減できる」ことがあげられます。

ナレッジの蓄積や共有を行うことで、社内への質問などの対応時間を削減することができます。

例えば、人事の場合、手続き書類の記入や作成方法など、従業員から質問を受ける場合があります。

質問者は初めての質問だとしても、受けている担当者は同じ内容の質問をすでに何十回と受けている可能性があります。

大企業の場合、異動の時期など手続き書類が多いタイミングでは、人事の担当者は毎日数時間、従業員からの質問の対応だけに時間が割かれてしまうことになります。

さらに、質問者のレベルに合わせて、どこから説明すべきかが変わってきてしまい、ヒアリングにも時間が掛かります。

誰もが簡単にアクセスできる場所にナレッジが蓄積されているだけで、大幅な工数削減になります。

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ナレッジマネジメントのメリットとして、「従業員が個々で問題解決できる」ことがあげられます。

ナレッジを蓄積することで、従業員自身の問題解決能力や決断力の向上につながります。

経験や実績のある従業員の知識が共有されることで、他の従業員も問題解決をする時の判断材料を検索することができます。

個々の従業員の問題解決のレベルが上がることで、上長に判断を確認する場面が減るため、上長の工数の削減にもつながります。

ナレッジマネジメントを行う際は、ナレッジを蓄積することができるシステムの導入がおすすめです。

簡単に導入できる、ナレッジの蓄積に役立つツールについて確認してみましょう。

Slackは、ビジネス用のチャットツールとして、テレワーク普及に合わせて、利用が増えているツールです。

チームやプロジェクト単位でチャットルームを作ることができ、プロジェクト単位での会話の内容が整理しやすくなり、従来のメールとは違い、プロジェクト単位の会話が、時系列で確認しやすいと言うメリットがあります。

シンプルでスマートフォンからでも操作性が良く、チャットに絵文字や「いいね」で反応できるため、やりとりの工数が削減できます。

また、ビデオ通話機能もあるため、テレワーク時のオンライン会議に利用することも可能です。

（参考）slack

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Chatworkは、Slackと同様チャットツールですが、日本国内発のツールで、Slackに比べ操作画面がシンプルで使いやすさが追求されているツールです。

通常のチャット機能に加え、通話機能、タスク管理、ファイルの共有ができます。

また、マルチデバイスに対応しており、他のサービスとの連携ができるのが特徴です。

（参考）Chatwork

Evernoteは、個人利用も多い、ナレッジマネジメントツールです。

情報整理が得意なツールで、手書きやPDFファイルの文字情報も検索対象になります。

また、音声入力にも対応しており、外出先で音声でメモを取ることの多い営業職などにも利用されています。

元々スマートフォンのアプリケーションから発展したツールのため、スマートフォンでの使い勝手が非常に良いのが特徴です。

（参考）Evernote

Qastは、ナレッジ経営ソフトで、導入企業3,000社以上の日本発のナレッジマネジメントツールです。

誰でも簡単にどこからでも「質問や回答」ができ、分類も簡単で、社内版「ヤフー知恵袋」をイメージすると分かりやすいかもしれません。

社内でよくある質問やお客様からの質問をデータとして蓄積しておくことで、同じ質問に答える工数を削減できるだけでなく、回答の品質を統一することができます。

また、エクセルベースで、社内でよくある質問やお客様からの質問をマニュアル化した場合と違い、フォルダとタグで分類後、文字列で簡単に検索することが可能です。

さらに、スコアで情報共有の貢献を可視化するだけでなく、閲覧人数や誰が閲覧したかも確認できます。

シンプルな操作性で、質問形式で知識を蓄積できる点が特徴で、セキュリティ対応も高く、スマートフォンでも使いやすいツールです。

（参考）Qast

Scrapboxは、手書きの文章が作成でき、複数の人数で同時編集できるのが大きな特徴です。

チームごとや個人にタブレットが支給されており、図やデザインでイメージを共有したい場合に便利です。

記事の分類がフォルダやタグではなく、[カッコ]をつけて囲むとリンク化され、関連記事として表示されるようになります。

検索が簡単にでき、重要な情報はピン留めすることができます。

ただし、インターフェースが英語なのと、CSSやJSでカスタマイズができるため、カスタマイズするなら、やや利用場面が上級者向けとも言えます。

（参考）Scrapbox

ナレッジマネジメントを導入する具体的な方法としては、マニュアルの作成や業務情報検索ツール、グループウェアなどの利用があげられます。

ただし、企業規模が大きくなるに従い、簡易なツールだけではナレッジが蓄積していきません。

より、ハイレベルなナレッジの蓄積に利用できるシステムについて確認してみましょう。

HRbrainタレントマネジメントは、人材データの管理、分析、活用を通して戦略的な人事の意思決定を支えるクラウドサービスです。

人材の能力や評価自体をナレッジ化して蓄積することで、人事の課題を戦略的に解決します。

また、クラウド型で人事評価を可視化しやすく、人材育成のための知識が積み上がります。

特にテレワークが推進される中、ペーパーレスな人材の把握と活性化の体制作りが必要になっています。

10名規模の中小から数万人規模の大手企業まで幅広く導入している企業があり、セキュリティ面だけでなく実績数が多いサービスです。

（参考）HRBrainタレントマネジメント

ナレッジとは、知識や情報のことを指し、ビジネスシーンで使われる場合、「企業などの組織にとって有益な知識、経験、事例、ノウハウなど付加価値のある情報」を意味し、企業にとっての知的財産を指します。

ナレッジマネジメントでは、特定の人が退職や異動をした場合でも業務の遂行が可能になったり、手続きに関する質問などの社内対応の時間を削減したりすることが可能になります。

またナレッジを蓄積することは、従業員ひとりひとりの問題解決能力や決断力の向上にもつながります。

そして、ナレッジマネジメントを発揮するために欠かせないのが、ツールやシステムの導入です。

特に人事部にとって最新のシステムの導入は、人材ナレッジの蓄積だけでなく、工数の削減につながります。

「HRBrain タレントマネジメント」は、人事業務に必要な人材情報の蓄積や、データの分析などを、簡単かつシンプルにサポートします。

さらに、従業員のスキルマップや、これまでの実務経験、育成履歴、異動経験、人事評価などの従業員データの管理と合わせて、OKRなどの目標管理、1on1やフィードバックなどの面談履歴などの一元管理も可能です。

HRBrain タレントマネジメントの特徴

• 検索性と実用性の高い「データベース構築」を実現

運用途中で項目の見直しが発生しても柔軟に対応できるので安心です。

• 柔軟な権限設定で最適な人材情報管理を

従業員、上司、管理者それぞれで項目単位の権限設定が可能なので、大切な情報を、最適な状態で管理できます。

• 人材データの見える化も柔軟で簡単に

データベースの自由度の高さや、データの見える化をより簡単に、ダッシュボードの作成も実務運用を想定しています。

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