人事評価アプリとは？導入メリット、事例、機能を紹介

年齢・学歴・職歴・異動歴・資格・評価など、さまざまな人事情報をクラウドで管理し作業の効率化や情報の可視化を実現し、人事制度改革・組織成長の推進に活用することができるシステムが人事評価アプリになります。

人事情報をEXCELやスプレッドシートなどで管理している場合、人数が増えれば増えるほど、ミスなどが原因でトラブルが起こりがちになってしまいます。また、シートが増えて作業が面倒になったり、容量が増えすぎてファイルが重く開きづらくなったりと、作業効率も低下します。その結果、記入が面倒で放置する被評価者が続出する、未提出者の確認に対する人事の作業時間が膨れ上がる、などの悪循環につながりかねません。

人事だけでなく、被評価者にも無駄な作業時間が生じると、不満を感じてしまう従業員が増えるなど、組織全体へのマイナス効果も大きくなります。他にも、「共有ファイルで管理していたため誰かのうっかりミスでファイル自体が削除されてしまった…」というトラブルもよく耳にします。

こういったトラブルを人事評価アプリで防止することができます。それだけではなく、「優秀人材の把握・育成」「人事業務の効率化」「従業員のモチベーション管理」「上司や同僚とのコミュニケーションの円滑化」などのさまざまな人事課題を解決するために活用することができます。

「まだ検討したことがない」、「導入してみたい」という場合は、無料トライアルを実施しているサービスも多くあるので、一度利用してみてはいかがでしょうか。

人事評価アプリを利用することのメリットをいくつかご紹介します。

目標からの評価管理は人事の大切な業務の一つですが、部署間で評価の高低にばらつきが発生している、上司によって評価の基準が異なるなどの理由から、多くの企業でブラックボックス化しているのではないでしょうか。紙やEXCELlなどのアナログな方法で人事情報を管理している企業では、なおさら評価者の公平な評価の実現、被評価者の納得度の向上を課題に感じているケースが多いのではないでしょうか。人事評価アプリを利用することで「人事評価プロセスの透明化」が可能となり、このような課題を解決することができます。

人事評価アプリでは、被評価者に対して日々達成すべき目標が可視化されており、また、評価の承認フローを開示しています。自分が何を行うことで評価をされ、誰にどのような順序で評価をされているのか認識することができ、また、部署や上司ごとの評価傾向を可視化することも出来るため、評価結果の甘辛調整も可能となります。

このように人事評価プロセスを透明化し、搭載されている様々な機能を用いることで評価者の主観や感情に左右されない、客観的な分析に即した公平な評価を実現、被評価者の納得度の向上を実現することが可能となります。

企業として、正しく評価することが出来る仕組みを準備し、被評価者が納得の行く評価をされていると感じる状況を準備することが出来れば、離職率の改善や社員の目標達成意欲への向上などにも繋がります。

EXCELやスプレッドシートなどは、手軽に使える便利なソフトです。評価管理を始めてみる、といった段階であれば、まずはEXCELを使って試してみる人は多いのではないでしょうか。数名規模の目標、評価管理で、なおかつ評価者が一人という状況であれば、EXCELでも十分に管理は可能と言えます。しかし、被評価者の人数が増加していくと、ファイルやシートの数は増え続け、評価者の管理が難しくなり負担も大きくなっていきます。

人事評価アプリはパソコンやスマートフォンで簡単に負荷なく利用出来るように設計されているものが多く、操作性に優れている点が大きなメリットになります。その他にも人事評価の集計作業を完全自動化する機能も存在し、進捗管理や未提出者への催促もワンクリックで可能になります。このように人事評価にかかる業務を人事評価アプリを用いてクラウドで一元管理することで大幅な作業効率化を実現することが可能です。

また、人事評価アプリは、評価や業務履歴などをの内容を複数名で閲覧・共有することができるため、システム内に蓄積された評価履歴を分析し、評価の効率化だけではなく人事戦略に活かすことにも活用することができます。

人事評価アプリにはOKR（Objective and Key Result：主要な成果によって、高い目標を達成するための目標管理のフレームワーク）、MBO（Management by Objectives：個別またはグルーブごとに目標を設定し、それに対する達成度合いで評価を決める制度）、1on1など、さまざまなシートのフォーマットがあらかじめ設定できるようになっています。人事評価アプリによっては、評価項目や閲覧権限などを自由自在にカスタマイズすることもでき、企業にあわせて使いやすいように設計することが可能です。

評価制度の構築から始める場合でも、現状存在する評価制度をそのままシステム化する場合でもどちらでも対応ができ、面談の記録やフィードバック内容などの管理を行うことで、評価制度運用を仕組み化することができます。そのため、人事評価アプリは継続的で一貫した人材育成の出来る組織の実現に活用できます。

人事評価システムを検討する際には、どのような点に気をつければよいのでしょうか。

検討の際は、「導入の目的を明確にする」「誰でも使いやすいシステムかどうか、実際に使って確かめる」「サポート体制を確認する」この3つを必ず確認しておきましょう。

人事評価システムをせっかく導入したとしても、その目的がはっきりしていなければ期待した効果を得ることはできません。まずは自社の現状と解決すべき課題を整理し、人事評価システムの導入目的を明確にしておきましょう。

また、人事評価システムは人事部門だけでなく、現場の社員や経営陣なども利用します。導入から運用までをスムーズに行うには、導入の目的を全社レベルで意思統一しておく必要があります。導入を検討する際には、人事部門内だけではなく関係各所からもヒアリングを十分に行い、現状の人事制度や業務フローに無理なく組み込めるシステムであるかを判断することが大切です。

人事評価システムは現場の社員や経営陣も利用します。少しでも使い勝手が悪かったり、操作に時間がかかったりすると、現場から「使いにくい」と評価されてシステムが使われなくなる可能性があります。まずは人事部門でシステムを操作してみることが重要です。無料トライアル期間を活用してみる、もしくはベンダーが開催する体験会に参加して、検討中のシステムのユーザビリティを確かめましょう。

操作のわかりやすさや必要な情報の見やすさなどを確認するのはもちろん、自社の人事制度との親和性が高いかどうかもチェックすることが必要です。OKRや1on1、MBOなどのテンプレートをあらかじめ用意している人事評価システムは多いです。頻繁に活用しているテンプレート人事評価アプリ内に準備されているかどうか、中身までしっかり確認しておきましょう。

実際に人事評価システムを導入する際は、自社に最適なカスタマイズを加える企業が多く、導入時のサポートについては手厚く準備しているベンダーがほとんどですが、念の為導入後のサポート体制も確認しておく必要があります。

なぜなら、導入後に企業の経営計画や人事戦略の変更によって評価項目などを変更しなければならない、といったことが起きた場合、すぐに対応できなければ意味がないからです。

人事評価システムそのものの品質だけでなく、サポート体制や、担当者とのコミュニケーションが円滑に進めることが出来ているかなどの観点も確認しておきましょう。

具体的には、下記2点が主な確認ポイントです。

• コンサルタントやエンジニアが自社の要望をきちんと汲み取った解決策を提示してくれるか

• 困ったときにカスタマーサポートが迅速に対応してくれるか

サポート体制が充実していれば、人事担当者にかかるシステム運用負荷が減り、より安心して利用することができます。

サポートに関しては回数制限が設けられている場合や、コンサルティング費として別料金が発生する場合もあります。導入後に聞いていた話と違う、という状況にならないためにも、費用に関してもしっかりと確認しておきましょう。

人事評価アプリによって提供している機能に違いはありますが、HRBrainで利用することができる機能の詳細に関して一部ご紹介します。

• 評価テンプレート：OKR・MBO・1on1など、豊富なテンプレートがあります。

• シートカスタマイズ機能：評価項目や閲覧権限を自由自在にカスタマイズできます。

• ダッシュボード機能：評価者・被評価者の視点から進捗がひと目で確認できます。

• コンディションチェック：社員ごとのコンディションの推移を一覧のリストで見える化できます。

• ワークフロー設定：人事評価プロセスに合わせたワークフローを自由に設定可能です。

• CSV入出力：評価データや評価結果をCSV形式で入力・出力できます。

• 催促メール一括送信：シートの未提出者に一括で催促メールを送ることができます。

• 評価の甘辛調整：部署や上司ごとの評価傾向を可視化。評価結果の甘辛調整も可能です。

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最後に、人事評価アプリの導入事例を紹介します。

タレントマネジメントシステムの導入以前、株式会社リンガーハット様は、エクセルで評価データを管理されていました。しかし、記入ミスが発生しやすかったり、最新のデータが分かりづらかったりと、管理が煩雑という課題がありました。

そのため、人事データの一括管理を可能にするサービスとして「HRBrain」を導入いただきました。

人事データの一元管理や人事評価の工数削減を行うことで、現場のスタッフが今まで行っていた作業を減らし、より店舗業務などのコア業務に専念できるような体制づくりを目指していらっしゃいます。

関連記事：株式会社リンガーハットが『HRBrain』を導入。評価作業の効率化で、現場が現場の仕事に集中へ

社員管理データベース導入前の課題として、紙・EXCELでの評価運用により、工数が掛かりすぎていたり、評価/人材データが散在しており、必要な時に必要な情報を取り出すことに時間が掛かったりしていたとのことです。

HRBrainは、評価運用を効率化しながら人材データを一元管理し、戦略的に配置・異動等の人事施策を実行していく方向性の元、それらを可能にするサービスとして導入いただいています。

すべてクラウドで完結するため、評価データのEXCEL転記も無くなり、集計も自動になり、今後も人事総務部としての業務効率化と生産性向上を目指していくそうです。

関連記事：JA三井リース株式会社が「HRBrain」を導入。評価の効率化と人材データの一元化で、データドリブンな人事施策の実現を目指す。

社員数300人未満の医療業行われている法人様です。

順洋会様は、人事評価にクラウドを活用することで、離職率を従来の1/2に改善されました。

紙ベースだった人事管理をクラウドに変えられたことで、「評価コメントが書きやすい」「タイムリーに被評価者に届」「面談記録や過去の評価が蓄積される」など、人事評価の精度が高くなったとお話いただいています。

その結果、評価に対する納得感が向上し、部下と上司の信頼関係が構築され、離職率も1/2と大幅に改善することができたとのことです。

関連記事：離職率を1/2に大幅改善。医療法人における人事制度構築の成功の軌跡

時代の変化、また企業の規模、事業の成長により人事評価をどのように行っていくのか、どのように管理していくのかを検討する必要がでてくることでしょう。

HRBrain は目標と評価をシンプルに管理することに非常に長けた人事評価クラウドです。OKRやMBO、1on1など様々なマネジメントの手法に対応しており、わかりやすいUIで、マネージャーだけではなく、従業員のみなさまにも使いやすいというお声をいただいています。

また、人事のスペシャリストが手厚くサポートするカスタマーサクセスもご好評をいただいています。

ご質問やご相談など、HRBrainご利用中であれば、回数無制限で何度でもご利用いただけます。

人事評価や目標管理を実施したいけどどうしたらいいかわからない、実施している中で困ったことがあるなど、どんなことでも遠慮なくご相談いただける体制を整えておりますので、お気軽にお問い合わせください。

人事評価をクラウドで効率化プロセスの透明化で、納得度も向上（株式会社HRBrain）