迷わない！人事評価マニュアルの作成ポイント

人事評価マニュアルは、人事評価制度を運用する際に必要となります。誰にとってもわかりやすいマニュアルにするために、まずはその目的を明確にしましょう。

人事評価マニュアルを作成する目的を考える前に、まずは人事評価の目的について考えてみたいと思います。人事評価を行う目的は、企業ごとに異なる部分もありますが、一般的はに以下の3つが考えられます。

• 会社の方針や理念、それに基づく組織目標を従業員に伝え、期待する能力や行動を示す

• 従業員の能力や会社への貢献を評価し、適切な報酬を与える

• 客観的に評価された自己を確認させることにより、従業員自身の成長を促す

「人事評価」と似た言葉に「人事考課」がありますが、一般的に明確な違いはなく、ほぼ同じ意味で使われています。以前は「人事考課」という言葉のほうが広く使われていましたが、最近では「人事評価」のほうがよく使われるようになりました。厳密な違いとしては、賃金など処遇面への反映をさせる査定をすることを「人事考課」といい、遂行した業務の出来や個人の将来性なども含めて広義でとらえたものを「人事評価」といいます。今回は、「人事評価」と「人事考課」は同義語と捉え、「人事評価マニュアル」＝「人事考課マニュアル」として解説します。

人事評価は、従業員の報酬を決定したり、人材育成に使われるなど、企業にとって重要な役割を果たします。人事評価マニュアルは、その人事評価の目的を全社に伝え、評価ルールや評価軸を明確にするために作成します。評価者が迷わないマニュアルを作成することは、公正な評価が行われるために大切なことです。

人事評価マニュアルを作成する際におさえておくべきポイントを３つ紹介します。

まずは、人事評価の目的をマニュアルの冒頭で明確に示しましょう。ここが明確でないと、評価者の評価軸にブレが生じてしまいます。

人事評価では、従業員の納得感や公平感を得ることはとても大切です。マニュアルの中で、評価プロセスや評価ルールなど評価基準を明確に記載しましょう。評価基準は社内でオープンにして透明化することで従業員の納得感を高められます。

細かく書きすぎてしまうと、マニュアルが複雑になり、かえって読んでもらえなくなってしまいます。拾い読みをされて誤ってとらえられてしまったり、マニュアルを読まずに直接全て人事部門に問い合わせをされてしまっては本末転倒です。ポイントを押さえたシンプルなマニュアルを意識しましょう。ガイドラインで指針やルールを示し、具体的な手順はシステム上で確認できるようするのもおすすめです。

マニュアル作成時のポイントを上述しましたが、逆に評価者が迷ってしまうマニュアルはどんなものでしょうか。ここでは、その特徴を紹介します。評価者が迷ってしまうようなマニュアルにならないよう注意しましょう。

評価項目は、基準が明確となるよう数値で評価できることが望ましいです。数値で評価できない曖昧な項目が多いと、評価者は基準がわからず迷ってしまいます。

勤務態度や協調性など数値では表せない成果を評価に入れる場合は、できるだけ具体的な基準を設定し、その基準にどれだけ達しているかを判断して評価できるようにし、評価者が迷わないようにしましょう。

マニュアルに記載すべき内容が多すぎる場合は、人事評価制度のプロセスやルールをそのものを一度見直してみる必要があります。

煩雑な人事評価制度では、手順に時間が取られてしまい、中身が薄くなってしまう恐れがあります。全ての手順やルールが本当に必要かどうかを改めて確認し、省けるものは省いていくことが大切です。

人事評価の際には、面談も行うことをおすすめします。その際には面接官用のマニュアルが必要です。

• 目的

人事評価面談の目的は、評価に対する納得感を高めることです。人事評価の際は、評価者が一方的に評価をするのではなく、被評価者の自己評価と乖離がある場合には、評価の理由を評価者と被評価者でしっかりと話しましょう。話し合うことでお互いの信頼関係も評価結果への納得感も高まります。

• 注意点

評価者からの一方通行のコミュニケーションにならないよう注意しましょう。評価者から意見を聞いてもらえないと感じると、評価者への信頼感も評価への納得感も得られなくなってしまいます。また、評価者は評価結果の理由が具体的に述べられるよう準備も十分にしましょう。

評価する立場の面接官には、迷いや不安が生じることもあります。落ち着いて面接を行ってもらうため、また面接官によるズレをできるだけ減らすためにも、面接時の注意点などを記載したマニュアルを作成すると良いでしょう。

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