人材データベースとは？構築方法とおすすめのソフトウェアを紹介！

人材データベースの再構築が人事部で盛んに行われています。

HRIS（人事情報システム）と呼ばれるシステム導入が当たり前になりつつある、近年の人材データベースとはどのようなものなのでしょうか。

この記事では、人材データベースについて、企業が人材データベースを構築する理由や、実際に人材データベースを構築する際に必要な項目とツールについて、分かりやすく解説します。

これからはじめる「人材データベース管理入門」

人材データベースとは、従業員情報の集積を目的としたデータの集合体です。

近年の人材データベースは、単なる従業員の基本情報だけではなく、採用時の性格検査や人事評価、スキルなどの人材に関するあらゆるデータを集積しています。

企業はこれらの膨大なデータを活用して、組織の生産性を高める取り組みをしています。

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人材データベース自体は以前から存在していました。

基本的な人材データベースであれば、従業員の居住地、入社試験の結果、人事評価といったデータを、人事部が紙のファイルで保管してきました。

その後、「人事ERPシステム」が誕生し、従業員情報データと人事評価、給与計算までを一括で管理できるようになりました。

しかし、社内サーバーに設置するERPソフトは保守コストも必要で、サーバーの設置も必要でした。

その後、「クラウド型サービス」が台頭し、徐々にクラウド型の「人事情報システム（HRIS）」が取り入れられるようになってきました。

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大企業を中心に、人材データベースの構築が行われるようになりました。

企業が、人材データベースの構築を行う理由について確認してみましょう。

人材データベースの構築を行う理由

• 人的資源の管理

• 適正配置の実現

• 優秀人材の確保

少子高齢化が進む日本では、生産年齢人口が年々減少しており、優秀人材を確保することが難しくなってきています。

厚生労働省の「一般職業紹介状況」によると、2022年の平均の有効求人倍率は1.28倍で前年比で0.15ポイント上昇、2023年10月の有効求人倍率は1.30倍で前月比で0.01ポイント上昇と、いずれも上昇傾向ですが、優秀な人材は依然として採用が難しい状況です。

限られた人的資源を確保するためには、自社に在籍する従業員を有効活用することが不可欠です。

そこで大企業では人材データベースを構築して、人材の可視化を行うようになりました。

（参考）厚生労働省「一般職業紹介状況（令和5年10月分）について」

（参考）厚生労働省「一般職業紹介状況（令和4年12月分及び令和4年分）について」

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近年ではテクノロジーの進化により、人材のスキルやパフォーマンスを可視化できるようになりました。

大企業では、スキルマップなどの人材データベースのデータをもとに、適材適所の配置を実現しようとしています。

また、人材データベースでは、人材配置前と配置後のパフォーマンスをシミュレーションできるようにもなってきました。

こうしたテクノロジーの発達を背景に、適正配置のための人材データベース構築が進んでいます。

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変化の激しい現代では、いかに優秀な人材を獲得するかが重要な経営課題となっています。

もし、新型コロナウイルスの影響のように、事業が大きな打撃を受けたとしても、優秀な人材がいれば、企業は立ち直ることができます。

こうした優秀な人材を見極めて確保するためにも、人材データベースの構築は不可欠な取り組みとなります。

人材データベースを実際に構築する際に、従業員のデータとして必要な項目について確認してみましょう。

人材データベースに必要な項目

• 指名・住所などの基本情報

• 人事評価情報

• スキル情報

• マインド情報

まずは、個人を特定する基本情報が必要です。

基本情報には氏名、住所のほか、入社年月日が含まれます。

また、最近ではダイバーシティの推進により性別を男女だけではなく、LGBTQ（レズビアン、ゲイ、バイセクシャル、トランスジェンダー、クエスチョニング）に配慮して設定する企業も増えてきました。

また、近年注目されている労務リスクである「アウティング防止」に配慮した情報設定をするようにしましょう。

アウティングとは、本人の了承を得ずに、第三者に公にしていない性指向を伝える行為を指します。

人材のパフォーマンスデータの基本として、人事評価情報があげられます。

評価の推移を見ることで、パフォーマンスだけではなく、所属部署での適性について見極めることもできます。

ジョブローテーションを行う企業は、データをもとに部署が変わって評価がどのように変化したかを見ることで、適正配置の目安とすることも可能でしょう。

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スキルデータは、適正配置やパフォーマンス向上に重要な情報です。

スキルマップを作成し、どの人材がどのスキルをどのレベルで保有しているかを登録します。

登録には非常に手間がかかりますが、一度登録すれば非常に有用な情報となりえます。

近年注目されているのが、モチベーションやエンゲージメントなどのマインド情報です。

従業員のマインド情報を分析することで、離職防止や組織生産性向上に役立てることができます。

最近では気軽にマインド関連のアンケートがとれるシステムが出てきました。

こうしたシステムも活用しながらマインド情報を蓄積していきましょう。

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人材データベース構築に必要なソフトウェアについて確認してみましょう。

従業員数が少ない企業であれば、従業員情報の管理はエクセルでもよいでしょう。

ただし、エクセルの場合、スキルデータの分析など高度な分析は非常に多くの作業工数が必要になります。

また、ファイルの紛失や破損などのリスクも考えられるでしょう。

そのため、必要最低限のデータを登録する場合にのみ、おすすめのソフトウェアです。

タレントマネジメントシステムは、簡単に人材データベース構築ができます。

タレントマネジメントシステムには、人材データベースに必要な項目もデフォルトで搭載されているため、迷うこともありません。

タレントマネジメントシステムは、操作性が簡単でIT操作に不慣れな方も簡単にデータ登録ができ、タレントマネジメントを行うことができます。

大企業では、タレントマネジメントシステムを導入し、活用することが最もおすすめの方法です。

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多くの大企業では、すでに何らかの人材データベースの構築に取り組んでいます。

しかし、多くは基本的な従業員の情報の登録のみで、組織のパフォーマンス向上に寄与するものではない場合が多いです。

人材データベースを人材活用の観点から再構築して、経営課題を解決できるツールを検討してみてはいかがでしょうか。

「HRBrain タレントマネジメント」は人材データベース構築と、タレントマネジメントを確かな成長につなげる人事評価クラウドです。

従業員のスキルマップや、これまでの実務経験、研修などの育成履歴や、異動経験、人事評価などの従業員データの管理と合わせて、1on1やフィードバックなどの面談履歴、OKRなどの目標設定と進捗管理などを一元管理します。

また、ハイパフォーマーの人材データを抽出することで、優秀人材の抽出や育成に役立てることが可能です。

HRBrain タレントマネジメントの特徴

• 検索性と実用性の高い「データベース構築」を実現

運用途中で項目の見直しが発生しても柔軟に対応できるので安心です。

• 柔軟な権限設定で最適な人材情報管理を

従業員、上司、管理者それぞれで項目単位の権限設定が可能なので、大切な情報を、最適な状態で管理できます。

• 人材データの見える化も柔軟で簡単に

データベースの自由度の高さや、データの見える化をより簡単に、ダッシュボードの作成も実務運用を想定しています。

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