人事情報管理とは？情報管理のメリットやポイントを解説

事業運営を支える従業員は、会社にとって大切な存在です。

その従業員ひとりひとりに、学歴・職歴を始め、保有資格やスキル、将来のビジョンまでさまざまな情報が伴います。

それら従業員に関連する情報をしっかりと管理した上で、正しい人材配置・人事評価を行うためには、適切なルールに則った人事情報の管理が欠かせません。

では人事情報管理においては、どのような情報をどのように管理すれば良いのでしょうか。

この記事では人事情報管理とは何かを始め、人事情報管理で取り扱う項目、人事情報管理を行うメリットなどについて説明します。

人事情報管理とはその名の通り、「従業員に関する情報を管理すること」をいいます。

管理する情報は、従業員の氏名や性別・生年月日といった基本的な事項から、保有する資格やスキル、これまで受講した研修の履歴などまで大変幅広いものです。

これらの情報をあらかじめ決めたルールに則って管理することが、人事情報管理となります。

人事に関する管理業務としてよく耳にする言葉に「労務管理」があります。

人事情報管理と労務管理の意味はどのように違うのでしょうか。

人事情報管理が氏名や住所、入社や退職に関すること、保有スキルなどの従業員に付随するあらゆる情報を管理することであるのに対し、労務管理は勤怠や給与計算・社会保険や税金といった労働に関する内容に関して計算や管理を行うことを指します。

端的に言えば、

• 人事情報管理・・・従業員ひとりひとりに関連する一連の人事情報の管理

• 労務管理・・・勤怠や給与、入退社に伴う社会保険の手続きなど、従業員の労働に関連する内容の管理

となります。

人事情報管理の方法を整えれば、各社員の情報を従業員間で共有することも可能です。

たとえば、前職の業界や職種、前の部署での業務、保有している資格やスキルなどがその情報にあたります。

従来の管理方法では、これら従業員個人のデータは人事部門の担当者や管理者である上司などの限定された人の間でしか把握できませんでした。

しかし全従業員が他の各従業員の情報を共有できる仕組みがあれば、それらの情報を業務の効率化や事業の推進に活かせる可能性があるのです。

新たなプロジェクトを始める中で分からないことがある場合に、その不明点を解決できる知識を持つ人を社内で探し出せる、などがその例です。

特定のスキルを持つ人を集めて新規事業を開拓することも可能でしょう。

このように適切に管理される人事情報は、人事部門以外にもそれぞれの業務現場で活用できる場合があるのです。

人事情報管理において取り扱う各従業員の情報は個人情報であり、機密情報にあたります。

そのため、その取扱いには十分な注意が必要です。

たとえデータを閲覧・管理するのが社内であっても、人事情報を表示したパソコンは画面を消してから離席する。人事情報が記載された書類を置きっぱなしにせず決められた場所に収納して施錠する。など、人事情報管理に関するルールを厳密に定め、ひとりひとりがそのルールをしっかりと守ることが求められます。

人事情報管理において取り扱う具体的な項目には大きく分けて、基本情報・勤怠情報・実績や履歴・マインドがあります。

ではひとつひとつの項目について説明していきましょう。

基本情報とは、氏名や生年月日・住所・性別、所属部署・役職などをいい、ひとりひとりの従業員に関して会社側が必ず把握しておかなければならない情報です。

その他にも従業員コード・番号、社内での等級、入社年月日なども基本情報にあたります。

結婚や転居などによって名字や住所などの基本情報が変更になった場合は、速やかな情報の修正が必要です。

勤怠情報とは、従業員ひとりひとりの遅刻や早退の記録、残業時間などのデータをいいます。

これらの情報は給与計算の際に必要となるため非常に重要であり、ずれや間違いのないよう、正確に管理されなければなりません。

万が一勤怠情報が正しく管理されていない場合、給与が多く、または少なく支払われるなど、適正な支払いに支障をきたしてしまうおそれがあります。

実績・履歴と聞くと、部署やプロジェクトに大きな貢献をした経験のように感じられるかもしれません。しかしここでいう実績や履歴とは、各従業員の職歴・学歴やこれまでの所属履歴・評価履歴、研修受講歴などを指します。

もちろん、社内外での受賞歴や表彰歴成果などもこちらに含まれます。

従業員の入社前から現在までの経歴に関する各種のデータは、今後の配属先やキャリア形成などの方向性を考える際に役立つでしょう。

マインドとは、従業員ひとりひとりがこれまで上司と行ってきた面談や適性検査の結果の記録や、今後のキャリア志向などの、これまで・これからの本人と仕事との関わり合いの情報を指します。

中には数値で測れないものもあり、定量的なデータにすることが難しい場合もありますが、保有資格・スキルなどのデータと組み合わせることで、業務においてこれから伸ばしていくべき部分などの分析に役立つことが期待できます。

さらに従業員のマインドに関する情報が一定数集まることで、今後の社内教育や研修内容の企画にも役立てられるでしょう。

基本情報やこれまでの実績など、従業員の情報にはさまざまなものがあります。

では、これらの人事情報を管理することによってどのようなメリットがあるのでしょうか。

以下では、人事情報管理によって期待できるメリットを4つに分けて説明していきます。

適切な人事情報管理によって得られた情報は、それらを分析することによって各従業員の適性の把握に役立ちます。

さらに人材配置を行う際、そのように管理・分析された情報は適材適所の配置をサポートしてくれるでしょう。

人材配置の際も人事部門などの限定された範囲で人事情報を扱うのではなく、企業全体でシステムを活用することが大切です。

業務の現場である各部署の管理者が人事情報を活用することで、業務効率における組織の最適化や、各従業員に適した働き方の提供が実現できるでしょう。

人事情報管理が適切に行われれば、各従業員の人事情報をデータという形で客観的かつ公正に把握できます。

たとえば人事情報のうち、勤怠情報からは労働に課題を抱えている従業員の把握・フォローが行え、マインドに関する情報からは新プロジェクトなどの特定の業務に適した人材を見つけ出し、活用できることが期待できます。

このように従業員ひとりひとりの課題や適性を会社側が把握してフォローを行えることで、従業員は「自分がきちんと会社側に見てもらえている」「認められている」と感じられるでしょう。

その結果、従業員ひとりひとりの業務へのモチベーションが向上するという良い循環が生まれると考えられます。

人事情報管理は、これから採用する人材の確保にも役立ちます。

費用や工数をかけて行う採用活動では、会社が本当に必要とし、会社に合う人材を確保したいものです。

人事情報管理によって社内・各部署の人事情報をデータとして定量的に管理できていれば、企業が現在必要としている人物像を明確にできるでしょう。

また、採用後の教育研修などの育成プランも、人事情報管理を行うことでより効率的に行えます。

社外から見て、企業が従業員を大切にしているかどうかは会社に対するイメージに大きく影響を与えるものです。

明確なルールを定めた上で従業員に関する情報をしっかりと把握して適切に取り扱うことは、従業員を大切にしている会社という印象に繋がるでしょう。

「従業員を大切にしている会社」というクリーンなイメージを印象付けば、既存の従業員の流出を防ぎ、活発な人材採用にも繋がることが期待できます。

人材配置や従業員のモチベーション向上など、さまざまなメリットがある人事情報管理。

では、実際に人事情報の管理を行っていく上で留意すべきポイントには、どのようなものがあるのでしょうか。

人事情報管理を行う目的の把握や、管理上でのセキュリティ対策などのポイントについて説明します。

人事情報管理を行うにはルールの作成や必要に応じたツールの導入など、一定の工数やコストがかかります。

だからこそ「何となくやる方が良さそうだから」という漠然なイメージではなく、明確な目的を持って行うことが大切です。

人事情報管理を行うことで社内でどのようなことを実現したいか・どのような項目を重要視するかといった管理の目的を定めておきましょう。

人事情報管理の目的の例としては「現状ではばらばらになっている人事情報を統合して管理したい」「勤怠管理をより効率的に行いたい」などが挙げられます。

各従業員の人事情報は、言うまでもなく守られるべき個人情報です。

企業コンプライアンスの観点からも、個人情報は厳正な漏洩防止対策が必要となります。

ただ、会社側が万全な対策を行っていても、一従業員がセキュリティの弱いフリーWi-Fiでデータの取り扱うことなどにより、重大な個人情報が漏洩してしまう可能性もあります。

人事情報管理を行う部署だけではなく社内全体に「フリーWi-Fiを使用してデータを取り扱わない」「IDやパスワードの管理は規則に則って行う」などの決まりを周知・浸透させることが大切です。

万全なセキュリティ対策に加えて、守るべき規則の策定・周知が情報漏洩のリスクから会社・従業員を守ることに繋がります。

人事情報管理においては管理をどのように行うのか、つまり人事情報管理における責任者・権限者、情報の更新を行う基準などについてのルールづくりが不可欠です。

あらかじめ決めたルールに沿った適切な人事情報管理ができることで、初めて人事情報管理がもたらす多面的な効果が実現できることを念頭に置いておきましょう。

人事情報管理において取り扱う項目は基本情報・勤怠情報・実績や履歴・マインド‥‥‥と非常に多岐に渡り、一元的に管理することは決して簡単ではありません。

しかし、たとえば従業員のこれまでの異動履歴や簿記やTOEICの点数などの保有資格などについては、人事部が把握・管理しているという企業が一般的です。しかし実際にそれらの保有スキル・経験を現場でどのように活用しているかといった状況は、現場の管理者にしか分からないことも多いでしょう。このような状況では、せっかく管理している情報を効率的に活用できているとは言えません。

人事情報を一元化し、必要なデータを必要なときにいつでも自由に抽出・活用できる体制を整えれば、人事配置や労務管理、採用活動などにおいて効率良く各情報を活用できることが期待できます。

人事情報管理はエクセルや他のさまざまなツールを使って行えますが、人事情報の管理に特化した専用のシステムも多く提供されています。

ここでは、そのような人事情報管理システムの選び方におけるポイントについて説明します。

現在、数多くの企業から人事情報管理を効率化できるシステムが提供されていますが、それらのシステムには人材活用や人材育成など、特定の目的に特化したものがあります。

自社の人事情報管理で克服したい課題や目的を明確にしたら、それを達成できる人事情報管理システムを選ぶことが大切です。

たとえば勤怠情報の管理に工数がかかっているのであれば、勤怠管理を効率化する機能が搭載されているシステムを選択・導入することでその課題を解決できるでしょう。

人事情報管理を行う目的をしっかりと把握した上で、課題の克服・目標の達成ができる機能を備えたシステムを選択することが大切です。

人事情報管理システムの中には、他のシステムとデータを連携できるものがあります。

勤怠管理や給与計算などの他システムとデータを連携させられれば、ひとつのデータを整えて別のシステムへアップロードするという工数がカットできるために作業の時短に繋がり、業務の効率化が期待できます。

また、アップロードの操作過程でミスが起きた場合の時間のロスや、情報漏洩などのリスクも減らせるでしょう。

社内で利用している既存のシステムを提供している企業の系列システムを利用することで、割引を受けられる場合もあります。

人事情報管理システムを選ぶ際は、既存のシステムとの連携の可否もポイントとして検討してみましょう。

人事情報管理は、システムを導入すればそこで終わりではありません。

その人事情報管理システムを日常的に社内の誰もが活用できなければ、システムに搭載されている便利な各種機能を活かすことはできないでしょう。

そのため人事情報管理システムを導入する際は、その操作性をしっかりと確認しておくことが大切です。

使い方が難しく、そのシステムを使える人が社内で限られている状態では、コストをかけて導入したシステムが無駄になってしまいます。

新しいシステムの操作に疎い人が多い会社であれば、マニュアルを読まなくても誰もが直感的に使えるようなシステムを選ぶことも選択肢のひとつでしょう。

人事情報管理システムを選ぶ際は

• 社内の誰にとっても使いやすい・分かりやすいか

• デスクトップやスマートフォンなどマルチデバイスに対応しているかどうか

といった視点をもって、各システムを比較することが大切です。

人事情報管理システムにはクラウド型・オンプレミス型の2つのタイプがあります。

• クラウド型：システムを提供している企業のサーバーを借りて運用するタイプ。

インターネット経由で手軽に利用できるために自社でのシステム構築が不要で、初期　　　費用が抑えられます。初期費用のみならず、その後のランニングコストも比較的安価　　　です。

ただ、社外のサービスに大切な従業員のデータを保存する形になるため、十分なセ　　　　キュリティ対策が必要となります。

• オンプレミス型：自社独自のシステムを構築し、専用回線で利用者の端末と接続してシステムを運用するタイプ。

社員数が1,000人を超える大企業に適しており、自社の人事制度に合わせて柔軟にシ　　　ステム設計を行えます。

ただ、社内で一からシステムを構築するため、コスト面ではクラウド型と比較して高　　　くなりがちです。

2つのそれぞれの方式の違い・性質を理解した上で導入するシステムを比較検討することが大切です。

「HRBrain」は、各部署・ツールなど社内で分散しがちな従業員のデータの一元化をサポートするだけではなく、従業員ひとりひとりが持つスキルや特徴の「見える化」も可能にします。

保有する資格やキャリアプランなどの会社独自で把握したいデータも管理でき、細かな権限設定も行えるなど、人事情報管理を効率的・効果的に推し進めるツールの一つとして非常に役立ちます。

HRBrainについての詳しい内容はこちらからご覧になれます。
https://www.hrbrain.jp/

従業員ひとりひとりの大切な情報を守り、適切なルールに則って管理することは、業務の効率化や従業員のモチベーション向上・会社のイメージアップ、ひいては会社の事業の発展に大きな影響を及ぼします。

一方で大切な個人情報を取り扱うことになるため、各種の規則・権限をしっかりと定め、あらゆるリスクに留意することが大切です。

また、人事情報の管理に役立つシステム・サービスも近年続々と生まれ、提供されています。

会社の改善すべき課題や達成したい目標に適したシステムを選び、人事情報の管理を適切に行っていきましょう。