始末書の書き方を【例文つきで！】解説。始末書提出で失敗しないポイントとは

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始末書を書くときに「なぜ書かなければいけないか」を考えたことはありますか？
まずは「なぜ始末書を書くのか」という目的について解説します。

始末書は「反省の意を示して、再発しないよう誓約するため」の書類です。書類を書くことで、本人の反省意識と再発防止の意識が高まる効果があります。

また、会社側からしてみれば、始末書があることでトラブルとなった原因が明らかになり、従業員への処分を証拠として残すことができます。

始末書と似た書類に「顛末書」があります。顛末書はミスやトラブルが「なぜ起きたのか」を順序立てて詳細に報告する目的で作成されるものです。

一方、始末書は本人の反省の意を示す目的で作成されるものになります。

始末書は相手に伝わる文章でなければいけません。相手に伝えるためには、「伝える書き方」を押さえる必要があります。

ここからは、失敗しない始末書の書き方をご紹介します。

ミスをしてしまうと、責任を軽くしようとして、どうしても言い訳や遠まわしで書いてしまうことがあります。ですが、始末書は事実を正直に書くことを意識してください。むしろ起きたことを正直に書いた方が良い印象になります。始末書は反省を伝える文章です。事実を正直に書かなければ相手に反省の意が伝わらない文章になるためです。

「いつ・どこで・なにが起こったのか」を明確にしましょう。これは、読む人が時系列を追いやすくするためです。

たとえば、交通事故の始末書であれば「〇月〇日14時30分、国道15号線の〇〇交差点において停車中の車に衝突する事故を起こしてしまいました」など細かく時系列を書き出します。

曖昧な年月日や日時を避け、出来るだけ具体的に明記しましょう。

文字が多すぎると読むほうは分かりづらくなります。できるだけ簡略に書き、読みやすい文章にしましょう。

また、書類の隅から隅まで埋める必要はありません。反省の意が伝わる文章であれば、文字数の多さは意識しなくても相手に伝わる文章になります。

いざ始末書を書くとなると「何を書いていいのかわからない」という方がほとんどではないでしょうか。

ここからは以下の事例に対する例文をご紹介します。

• 遅刻したとき

• 紛失したとき

• データを削除したとき

それぞれを詳しく解説します。

遅刻が原因で始末書を書く場合は「何度も注意されたのに改善できなかった」ことに反省を示しましょう。

私は、何度も注意を受けたにも関わらず〇〇年〇月〇日から〇〇年〇月〇日まで正当な理由がなく遅刻を繰り返し、業務に支障をきたすことになりました。これは私の自己管理能力の欠如が原因であり、弁解の余地もありません。今後は二度と遅刻をしないよう自己管理に徹底し、与えられた業務を全うするよう全力で業務に励むことをお誓いいたします。

紛失した際は「いつどこでなくしたのか」や「現在の経過」を書くと時系列が伝わりやすくなります。

この度、会社より貸与されている携帯電話を〇〇年〇月〇日に、帰宅途中で紛失し、皆様に迷惑をお掛けしたことをお詫び申し上げます。経過についてですが、警察に遺失届を提出し、紛失日当夜に立ち寄った◯◯駅をはじめ、帰宅経路を捜索中ですが、現在のところ発見できておりません。今後このようなことのないよう、 貸与品は細心の注意を払い取扱うことを固くお誓いいたします。

データの削除は、いつ、どのようなデータを削除したのかを明確に書きましょう。

私は〇〇は、〇〇年〇月〇日、経理データの一部を削除してしまったことをお詫び申し上げます。私は当時、〇〇年〇月～〇〇年〇月までのデータバックアップ作業を行っており、不要なデータを削除する際、誤って必要なデータも削除してしまいました。この事態は仕事に対する私の集中力が欠けていたことが原因で起きたことであり、取り返しのつかない間違いをしてしまったことを深く反省しております。今後は十分に注意を払い、ひとつひとつの作業を確認しながら業務に当たることをお誓い申し上げます。

そもそも始末書がなくても、ミスを犯してしまった従業員は反省をしています。ではなぜ始末書が必要なのでしょうか。

ここからは、始末書の効果と処分について解説します。

始末書は法的拘束力をもっており、裁判になったときに証拠として有効なものです。つまり始末書があることで、従業員側に非がある証拠としての効果を持ちます。

たとえば、従業員が懲戒処分に不服を持った場合、始末書があることで懲戒処分に該当する行為をしたことが法的に認められるということです。会社側は事実をしっかりと確認したうえで、始末書の提出を求めなければ、従業員とのトラブルの原因となるため慎重に対応しましょう。

始末書の提出は義務ではないため、従業員に始末書の提出を強要することはできません。なぜなら憲法で「思想・良心の自由」が認められており、従業員本人の心の内は自由とされているからです。

とはいえ、会社側としては何もしないわけにはいきません。始末書ではなく顛末書の提出を求め、ミスやトラブルの経緯を明らかにしたうえで、業務の改善を図りましょう。

始末書を提出させても、なお改善されないときは、就業規則に規定することで「減給」「出勤停止」「降格」「懲戒処分」または「懲戒解雇」や「諭旨解雇」など、重い処分を与えられます。

ただし、単純なミスを繰り返したり、単に反省していなかったりなど、始末書を書くほどではないミスでは懲戒処分することはできません。

就業規則は会社によってさまざまな違いがあるため、テレワークの場合やアルバイト・パートタイムの場合などについて疑問がある方は、自社の就業規則をぜひ確認してみてください。

始末書は反省の意を伝える書類です。相手に伝わる文章で書くことが大切になります。
始末書提出後は、二度と同じことを繰り返さないよう誠意をもって業務に取り組みましょう。

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