テレワークでオフィスが変わる？リモートでのオフィスの役割と変化を解説

テレワークによって働く場所が多様化しました。その場所はサテライトオフィスやレンタルスペース、自宅など様々です。オフィス以外で働けるようになったことで「オフィスが不要だ」という意見も見られます。今回はテレワーク時代のオフィスの役割と変化を解説します。

テレワークによって働く場所の自由度が高まりました。これによってオフィスにどのような変化が起きているのでしょうか。ここでは働く場所とオフィスの変化について解説します。

これまで多くの会社では、従業員はオフィスに集まり働くことが当たり前でした。日本のオフィスは部課単位で島型にデスクがまとめられており、社員同士が向き合って座っていることが特徴です。部署単位でのコミュニケーションの促進や、組織マネジメントがしやすいというメリットから、このような形が一般的でした。また、オフィスには仕事を進めるために必要な設備が整えられており、働く上で、最適な場所として作られていました。

テレワークの導入によって、働く場所の選択肢が増えました。自宅やカフェ、コワーキングスペースなど様々な場所が働く場所になりえます。その結果、オフィスは必ずしも働く上で最適な場所ではなくなってきています。人によってはリラックスできる自宅での仕事が生産性の向上につながるかもしれませんし、仕事の内容によっては人のいない個別ブースのような空間の方が効率はいいかもしれません。このようにテレワークによって、その時の状態に応じて働く場所を選択できるようになりました。

テレワークの普及によってオフィスの需要にも変化が出ています。

オフィスビルの仲介を手がけるオフィスナビ株式会社の2020年10月の調査によると、回答のあった353企業のうち、オフィスの移転・分散・解約・レイアウト変更などについて約6割が「予定・検討している」と答えています。これはこのままのオフィスではいけない、と考えている会社が多い証拠です。

また、オフィスの変更を予定・検討している企業のうち約20％は縮小移転を検討しており、オフィスの需要が下がりつつあります。

（※参考）PRTIMES：「6割がオフィス移転・分散・改装を検討、オフィスの流動化進む」より

テレワークによってオフィスを無くす企業も出てきましたが、オフィスが無くなることでどのような変化があるのでしょうか。主に発生する変化は、

• オフィス賃貸料等のコスト削減

• 通勤時間の削減

• 対面コミュニケーションの減少

の3つです。コストや時間の削減などができる一方で、対面コミュニケーションの場がなくなることで組織力の醸成や育成が上手く進まなくなるといったデメリットもあります。

これまでのオフィスは、テレワーク・リモートワークによって不要という意見も出始めています。しかし、オフィスという場所だからこそできる事もあります。ここでは、これからのオフィスに求められることを解説します。

テレワークになることで対面のコミュニケーションが減少しました。コミュニケーションの減少により、組織への帰属意識の減少や孤独感などの問題が発生し始めています。こういった課題を解決するためにオフィスはコミュニケーションを活性化するための場所としての役割が求められています。社員同士がコミュニケーションをとりやすい場づくりをしましょう。テレワーク時のコミュニケーションを活性化する方法についてさらに詳しく知りたい方は「テレワークのコミュニケーションを活性化させた事例やおすすめツール」をご覧ください。

テレワークで自宅やカフェで仕事ができるようになったことで、生産性が上がった人もいる一方、オフィスが最も仕事がしやすかったという従業員もいるでしょう。そういった従業員のための働く場所の選択肢としてオフィスは継続して存在する価値があります。

また、在宅勤務をメインとする従業員に対しても、自宅とは違う働く場所の選択肢の1つとしてオフィスがあることは、会社へのエンゲージメント向上にもつながります。

他人とのコミュニケーションを通じて、イノベーションが起きる事は少なくありません。ですが、テレワークの導入により1人で仕事をすることが増えました。これによって、新しいアイデアが浮かびづらくなっているという課題があります。こういった課題を解決するために、これからのオフィスには新しいアイデア創出の場所としての役割が求めらます。

これまでは毎日オフィスに通い、社員同士でコミュニケーションすることで会社への帰属意識を日常的に感じられる環境でした。しかし、テレワークによって会社への帰属意識を感じられる場は減っています。それによりエンゲージメントが下がり、生産性の低下につながる恐れもあります。こういった課題解決のために、オフィスを活用しましょう。

新しい役割を求められるオフィスですが、これまでのオフィスに代わって新たな場所を作る企業もあります。ここではいままでのオフィスに代わる場所を紹介します。

サテライトオフィスとは、会社が主拠点とするオフィスとは別の場所に設置しているオフィスのことを言います。

これまでの支社や営業所と異なり、従業員の働く場所の選択肢を増やすために設置されるオフィスです。サテライトオフィスは3つの種類があります。

・都心型
都心近くに設置されるサテライトオフィスです。往訪などで外出をした際の利用を想定して設置されます。都心に拠点が複数あることで、移動の手間を減らすことができます。

・郊外型
都心から離れた郊外に設置されるサテライトオフィスです。設置場所周辺に住む従業員を対象としており、育児や介護などの事情で自宅近くで働きたいという要望がある従業員にメリットがあります。

・地方型
主拠点とは遠く離れた地方に設置されるサテライトオフィスです。従業員にこれまでとは全く異なる環境のオフィスを提供することで従業員満足度の向上やイノベーションの創出も可能です。また、地方創生への貢献も期待できます。

シェアオフィスは複数の企業が1つのオフィスを共有して使う形式のオフィスです。シェアオフィスには、異なる企業同士のコミュニケーションが生まれるような仕掛けが施されている場合もあり、オープンイノベーションの促進も期待できます。また、シェアオフィスは複合機や個室、会議室、ドリンクコーナーなど多くの設備が整っている場所もあり、快適に仕事が進められます。

テレワークで最も一般的な仕事場所が自宅ではないでしょうか。これまで生活の場であった自宅を仕事の場として活用します。従業員一人一人が自分に最適なワークスペースを構築できるため、生産性の向上も期待できます。ただし、これまで生活の場であったために、仕事をする場所が取れなかったり、同居人への配慮が必要だったり、課題もあります。

バーチャルオフィスとは、現実の場所ではなく仮想空間に作られたオフィスです。オフィスにかかるコストを大幅に抑えることができるメリットがあります。また、バーチャルオフィスツールとして、インターネット上にオフィス空間を作ることができるツールもあります。バーチャルオフィス空間に自身のアバターを出退勤させることでこれまでのオフィスのような役割を持たせることが可能です。

テレワークの導入によって企業はどのようにオフィスを変えていっているのでしょうか。ここではテレワーク導入によってオフィスに変化が起きた事例を紹介します。

ピクスタはテレワークが社内で普及し、出社率が大幅に減少したことからオフィス移転に伴い、広さを1/3まで縮小しました。オフィスもフリーアドレスとなり、コミュニケーションが生まれやすい環境を意識して作られています。オフィスに対して、1人1人が帰属意識を感じられるリアルな場所としての役割を持たせています。

ピー・シー・エー株式会社は在宅勤務の導入を機に、今後の働き方やオフィスの在り方を検討しました。その結果、会社として新しい価値を創造していくためには組織を超えたコミュニケーションが重要だと考え、自社ビルのリニューアルに踏み切りました。「CampFields」や「HomeLiving」といったテーマが決められた各フロアには、ソファ席や個室ブースなどがあり、その日の気分や業務内容に合わせて場所を変えて働くことができます。

日立製作所は東京都中央区八重洲にサテライトオフィス「@Terrace」を設置しました。@Terraceは多様な人材が多様な働き方ができる環境づくりを目的に設置されました。営業の移動時間の有効活用や、通勤時間の削減などに効果を発揮しています。その他にも首都圏近郊30ヶ所にサテライトオフィスを増やし、従業員の多様な働き方の推進をしています。

クラウドワークスはテレワークの普及に伴い、会議では発生しない雑談や相談などのコミュニケーション機会の減少という課題を抱えていました。そこでクラウドオフィスRISAを導入しました。クラウドオフィスRISAはクラウド上にあるバーチャルオフィスで、出社やミーティング、社員交流ができるサービスです。RISAの導入によって、会議前後で雑談などのコミュニケーションが発生しコミュニケーション量が増えました。また、バーチャルオフィスで3Dアバターを介して他の従業員と交流することでチーム意識の醸成にもつながりました。

今回はテレワーク導入後のオフィスの役割に関して解説しました。これまではオフィスがあることが当たり前でしたが、テレワークの導入によってオフィスの役割が明確化し再定義されたと言えるでしょう。働く場所が多様化した時に、必要になるのがどこにいても人材管理ができるようになるシステムです。

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