リモートワークを効率的にする方法～工夫とコツを紹介！～

新型コロナウィルスの影響によりリモートワークが急激に普及しています。一方で導入企業の一部からは、リモートワークでは仕事の効率が下がってしまうことに戸惑いの声もあがっています。効率的にするにはどうすればいいのでしょうか。今回はそのコツをご紹介します。 

リモートワークはオフィスワークと作業環境が大きく異なります。仕事をするためにつくられた場所であるオフィスと比べ、リモートワークでは作業効率が下がる可能性が高くなります。もちろん人によっては作業効率が上がる場合もあるでしょう。しかし、リモートワークには作業効率が下がる要素が多く存在しています。リモートワークは仕事の効率性にどのような影響を与えるのでしょうか。 

リモートワークは仕事の生産性に大きく影響を及ぼします。その大きな理由の一つが、上司と部下とのコミュニケーションです。上司と部下のお互いがリモートワークに慣れているのであれば問題ありません。しかし、上司または部下あるいはその両方がリモートワークに不慣れな場合、お互いにコミュニケーションがうまくとれないことで生産性が低下します。また在宅勤務の場合は個人の空間で仕事をすることになるため、会社とのつながりが薄れます。個人で仕事を進めることが中心になると、チームで仕事をするよりも組織生産性が低下します。このように、リモートワークは生産性を低下させる要素を含んでいるのです。

どんな問題解決にも言えることですが、まずはリモートワークで効率が低下している仮説を立てるべきです。仮説は組織レベルと個人レベルの二つの視点から考えます。組織の視点では、例えば使用しているITツールの調子が悪い、上司と部下のコミュニケーションがうまくいっていないといった仮説が考えられます。個人の視点では、在宅勤務環境が集中できない、自宅のネット回線が遅いといった仮説があげられるでしょう。こうした仮説をいくつか考え、最も改善に効果のある問題点を見つけましょう。

では、具体的にリモートワークを効率化する工夫としてどのようなものがあるのでしょうか。一般的に実践されている効率化のコツをまとめてみました。

まずリモートワークでは、管理監督者が物理的に近くにいないため仕事のプロセス管理が個人に委ねられます。個人に委ねられると、仕事の成果がメンバーによってバラツキが出る可能性が高くなります。そのため、予めルールを決めておくことが重要です。チームのルールとして、まず普段よりもより明確に誰が何の役割を担うのかを明確にしましょう。同時にそれぞれの仕事の期限を決め、全員の仕事をタスク管理表などを用いて全員が見えるようにすることも重要です。メンバー同士が役割を認識し、互いのタスクが見えるようになればメンバー同士でフォローしあうことも可能になります。また、個人ごとのルールを決めることも必要でしょう。特に在宅勤務では、家族や子供がいる社員にとって仕事に集中することが難しい場合もあります。そのため、個々の事情にあわせていつまでにどんな成果物を出せばOKなのか最低ラインを決めておきましょう。このように成果物を基準としてルールを決めておけば、滞りなく仕事を進められるはずです。

在宅勤務では、他人に合うことがほとんどないためスーツなどのビジネスウェアを着る必要がなくなります。そのため、社員によっては朝起きてパジャマ姿のまま仕事をする方もいるでしょう。また女性であればお化粧をせずに仕事をしていることもあります。このように自宅で普段の姿のままだと、どうしても人は気が抜けてしまうものです。そこであえてフォーマルな服装に着替えることもよいでしょう。スーツを着るほどではありませんが、例えば襟付きのシャツを着る、ダークカラーの動きやすいパンツを履く、といった気分が仕事モードに切り替わるような服装がおすすめです。

そもそも会社でオフィスワークをしている時でも、1日中集中して仕事に取り組んでいないはずです。ましてや在宅勤務では、テレビやパソコン、趣味のものに多くとり囲まれるため、どうしても仕事以外のものが気になってしまいます。そこであえて1日に30分程度の眺めの休憩を数回とることで気分転換することがおすすめです。休憩時間は趣味のことを思い切り楽しみ、また仕事に戻れるのもリモートワークの良い点です。趣味を適度に楽しむことができれば仕事の生産性も上がります。ただし勤務時間は所定時間になるように、休憩時間と勤務時間をきちんと分けるようにしましょう。

在宅勤務では、運動不足になりがちです。運動不足ではエネルギーを消費することができず、安眠しづらくなります。また、体を動かさないことがストレスにもつながるでしょう。そこでリモートワークでは適度に運動することがおすすめです。簡単な運動であれば、ストレッチが最もよいでしょう。デスクワークでは体の筋肉が固くなりがちです。ストレッチは固くなった体をほぐすとともに、インナーマッスルに適度な刺激を与えるためエネルギー消費にもつながります。運動すれば安眠にもつながり生活リズムを安定させることもできるでしょう。

在宅勤務だからこそできることのひとつとして音楽を聴くことがあげられます。適度な音量で音楽を聴くことは作業効率を上げることにつながります。それぞれ個人ごとにお気に入りの音楽を聴くことでストレス解消にもなるでしょう。音楽は簡単に作業環境を変えられる効果もあります。リモートワークでは、仕事中に音楽を聴くことはむしろ推奨するべきでしょう。

 様々なコツについて紹介しました。一方で手っ取り早くリモートワークを効率化したいと考える方も多いでしょう。そこで、リモートワークを効率化する便利なツールをご紹介します。

30年以上前にイタリアの学生が発明した「ポモドーロ・テクニック」という集中法があります。25分間集中した後に5分間休憩することを「１ポモドーロ」といい、このポモドーロ単位を繰り返すことで集中的に仕事に取り組む方法です。最近ではスマホアプリで、この25分間の集中時間と5分間の休憩時間を図ってくれる「ポモドーロタイマー」も登場しています。ポモドーロタイマーを使えば、ダラダラと作業することがなくなり作業効率があがるでしょう。世界中で愛される集中法です。

・Focus To-Do: ポモドーロ技術 & タスク管理【App Store】・【Google Play】

デスクワークにとって最も重要なのが作業環境です。特に長時間座る椅子は作業効率に大きく影響を与えます。デスクワークでは体重のほとんどを腰で支えるため、腰が痛くなります。また椅子がなければ作業姿勢を保つことが難しいでしょう。そこでおすすめなのがゲーミングチェアです。長時間モニタに向かってゲームをするプロゲーマー向けに開発された椅子で、長時間座っていても体が痛くならないように工夫されています。最近では価格も1万円台からと入手しやすくなりました。また日本人向けに座椅子もあります。オフィスワークと異なりオフィスチェアがない自宅には必須のアイテムといえるでしょう。

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在宅勤務では環境音や家族の声などの騒音が作業効率を低下させます。特に都心で暮らす方には、電車や車の音が気になる場合もあるでしょう。そこでおすすめなのがノイズキャンセリングイヤホンです。ノイズキャンセリングイヤホンは、一般的に周囲の音と反対の位相を発することで音同士を相殺させて無音にする装置です。スポーツ選手も試合前に集中力を高めるために使用しています。最近では1万円台から入手できます。騒音が気になる方は、ノイズキャンセリングイヤホンを使えばほぼ無音の環境で仕事ができるようになるでしょう。

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 リモートワークの効率化には何よりも健康第一です。心身が健康でなければ、安定的に仕事をすることはできないでしょう。そこでリモートワークでも健康的に過ごすコツをご紹介します。

リモートワークでは、会社にいくことが不要になります。そのため、朝もゆっくりと寝られるメリットがあります。しかしその反面、つい夜更かしをしてしまいがちになるでしょう。また一人で過ごすことが多くなるため、ランチタイムなど食事の時間も不規則になりがちです。まずは健康の基本として毎日、規則正しい生活を送れるようにしましょう。最近では会社や人事が社員の睡眠時間を管理できるツールも登場しています。睡眠データ管理ツール「O:SLEEP」は、部署単位で社員の睡眠時間を管理可能です。睡眠時間の少ない社員はメンタルヘルスに影響がでる可能性があるため、睡眠時間を管理することで健康リスクを防ぐことができます。もし社員の健康管理が気になるなら、こうしたツールを使用してもよいでしょう。

在宅勤務では、自宅のキッチンや近隣のコンビニエンスストアが近いためつい間食をとりがちになります。また、外出できないストレスから暴飲暴食をしてしまうこともあるでしょう。こうした食べ過ぎは生活リズムの乱れにつながるとともに、消化器系への負担にもつながります。何よりも食べ過ぎない工夫が必要です。おすすめのコツの一つとして、出汁を飲む方法があります。予め昆布とカツオで一番出汁をとっておき、お腹がすいた時にお茶代わりに飲むのです。出汁にはうまみ成分があるため、少し飲むだけでも満足感があります。また出汁を飲むと一般的にほっとした気分になるため、リラックスすることもできるでしょう。

在宅勤務では、他人と会話する機会が少なくなりがちです。メンタルヘルス向上のためには、他人と適度なコミュニケーションを楽しむことも必要です。仕事の中でも必要事項の連絡だけではなく、カジュアルな会話を楽しむ時間をあえてつくりましょう。例えばZoomを活用して、週末にあった出来事をチームで共有してみるのもおすすめです。お互いの在宅生活を垣間見ることができて、心理的な距離感が近くなるでしょう。カジュアルな会話ができればお互いに相談しやすくもなり、仕事もはかどりますよね。

 ここまで様々なコツを紹介してきました。一方でリモートワークは職種ごとに事情が異なるものです。そこで代表的な職種におけるリモートワーク効率化方法の一例をご紹介します。

営業職の場合、営業活動を行う時間と作業時間を分けることがおすすめです。例えば午前中に集中的に営業活動を行い、午後は後処理の時間にあてることで限られた時間内でも仕事を終わらせることができます。また成果管理のために、可能な限り朝一番か夕方にその日の活動予定や活動進捗について上司と部下で面談を行いましょう。こまめな連絡が信頼獲得に繋がり、リモートワークで成果をあげるキッカケになるはずです。

人事や経理などの管理部門の場合、決裁者である上司や役員とのコミュニケーションが重要です。特に役員がリモートワークに不慣れな場合、決裁が滞ることもあるでしょう。そのため、予め決裁者に対していつどんな決裁が発生し、いつまでに決裁してほしいのかを連絡しておくとよいでしょう。また役員に対してはつい連絡を遠慮しがちになりますが、顔の見えないリモートワークだからこそ積極的に連絡をとるようにしましょう。

ITエンジニアの場合、以前からリモートワークが実施されている場合も多いでしょう。「Slack」や「Backlog」などのプロジェクト管理ツールを使用し、各担当者の役割とタスクの期限を明確にしておけば充分に効率的に仕事が進められているはずです。さらに効率化するためには、チーム内のコミュニケーションを活性化する方法があげられます。仕事のミーティング以外にカジュアルなミーティングを設定し、お互いが最近感じていることや思っていることを本音で話せる場をつくりましょう。本音で話せるチームになれば心理的安全性が高まり、相談しやすい雰囲気が高まります。結果、仕事の生産性も向上するでしょう。

 当たり前の話ですが、リモートワークを効率化しようと思ったら、ビフォーアフターを検証する必要があります。効率化する前よりも効率化に取り組んだ後の方が効率が下がる可能性も十分にあり得ます。そこでリモートワーク効率化の効果検証方法をご紹介します。

まずリモートワークの効率化に取り組む前に、具体的な目標を決めるとともに可能な限り客観的かつ定量的に測定可能なKPIを決めておくべきです。KPIの例としては、成果物の数、成果物ができるまでの所要時間が考えられます。効率化に取り組んだ後に、あきらかに早く多く成果物があがってくるようになれば成功と言えるでしょう。そのためには、成果物がどのような状態で何個増える、あるいは今X時間かかっていたものをY時間に減少させるなど具体的な目標も決めましょう。

当然のことですが、効率化に取り組んだ後は効果検証も必要です。事前に設定したKPIを達成したか、達成していないのかを必ず検証しましょう。また達成していない場合は、なぜ達成ができなかったのか振り返ることも重要です。効果検証をすることで、リモートワークの効率化に最も効果的な方法を検討しましょう。HRBrainでは、人と組織に関するデータを見える化して分析することができます。データ分析をExcelで行うとなると、ある程度の工数が必要です。しかしHRBrainであればデータの集計から分析まで簡単に行うことができます。業務効率化のためにも、こうしたツールをぜひ積極的に活用しましょう。

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