休職とは？休職に必要な診断書や休職中の給与や賞与について解説します

休職とは、従業員が自身の個人的な事情により、長期間にわたって会社を休むことを指します。

休職は法律で厳密に定められていないため、各会社が自らの裁量で休職制度を設計することができます。

例えば、特定の期間において給与を支給しない、あるいは支給額を調整するなど、様々な条件を設定することが可能です。

また、休職手当の支給や復帰手続きなどについても会社ごとに異なる場合があります。

この記事では、休職制度の概要や運用方法、従業員と会社の両者にとって重要なポイントについて詳しく解説していきます。

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休職とは、会社の判断により特定の従業員に対して、雇用契約を維持したまま労働する義務を免除することを指します。

通常、休職は健康上の理由、家族の世話、教育のための休暇、または一時的な組織の需要の変化など、さまざまな理由で発生します。

従業員は一時的に雇用関係が維持されますが、休職期間中は給与が支給されない場合が一般的です。

休職は一時的に仕事を休む制度であり、一般的には計画的に行われます。

一方、欠勤は急な事情で仕事を休むことであり、長期間続くと解雇の理由になります。

また、休暇は会社が労働を免除する制度で、法定の休暇と特別な休暇がありますが、欠勤はそれとは違い労働義務がある日に仕事をしない場合に使う言葉で、その間の給料は支給されません。

休職と休業については、労働する義務を免除するという意味では同じです。

しかし休職と休業の大きな違いは、給料の支払い義務の有無であり、休職では給料の支払い義務はなく、会社都合の休業では支払い義務が生じます。

休業は法律によって定められた要件を満たす場合、従業員側に休業請求権が生じますが、休職は会社の命令や従業員の申し出により行われます。

従業員が休職する理由は多岐にわたりますが、会社がどの理由を休職として認めるかは会社の裁量に委ねられます。

ここからは、一般的に休職として認められる理由とその詳細について解説します。

私傷病休職は、業務や通勤とは無関係な病気やケガによる休職を指します。

期間や条件は会社によって異なり、勤続期間によって期間が変動したり、一定の勤続期間がない場合、私傷病休職が認められないこともあります。

また労災とは異なり、私傷病休職は労災保険の適用外で、会社は休職制度の設置に義務はありませんが、多くの会社がこれを認めており、公平性を確保するために取得条件を就業規則などで定めることが必要です。

私傷病休職以外の理由は、以下の理由が挙げられます。

• 自己都合休職

私傷病以外の理由での休職は自己都合休職と呼ばれます。

これには、例えば災害の復興支援や海外でのボランティア活動、または専門学校への進学に伴う通学などが含まれます。

自己都合休職は、個人の都合によるものであり、仕事以外の目的での休暇を意味します。

• 留学休職

留学休職は、従業員が一定期間留学するために仕事を離れる制度です。

会社は通常、従業員の留学を認め、その間は給与を支給しません。

留学制度は会社が自己啓発やキャリアアップを目指す従業員に海外での学びと経験を提供する制度で、従業員は留学後に職場に復帰します。

• 事故欠勤休職

事故欠勤休職は、従業員が傷病以外の自己都合によって長期間仕事を休むことを指します。

具体的には、物理的な理由や就労の適性が問題となる状況下で、会社が従業員を休職させることを意味します。

また、刑事事件に巻き込まれた場合や逮捕、拘留された場合も事故欠勤休職の範疇に含まれます。

• 起訴休職

起訴休職は、従業員が刑事訴訟の被告として起訴された場合に、会社がその従業員を一時的に仕事から離すための制度です。

この制度では、従業員が裁判の過程で責任を追及される間に、仕事を休むことができます。

• 出向休職

出向休職は、従業員が一定期間、別の会社や組織で仕事をする際に、元の会社が休職扱いとして認める制度です。

従業員は元会社から給与を受け取りながら、出向先で業務を行います。

この制度は従業員のキャリアやスキル向上、異なる業界や会社の経験を目指し、出向期間終了後は通常、元の会社に復帰します。

• 組合専従休職

組合専従休職は、従業員が労働組合の専従として一定期間組合活動に従事するために、会社が休職として認める制度です。

従業員は組合から給与を受け取りながら、組合活動に専念し、労働組合の権利や福利厚生の向上を支援します。

組合専従休職期間終了後は、通常、元の会社に復帰します。

• 公職就任休職

公職就任休職は、従業員が公職に就任するために一時的に職場を離れる制度で、会社が一定期間の休職を許可し、一部または全額の給与や待遇を支給します。

これは従業員が公共の仕事や政治活動に参加し、社会貢献する機会を提供するもので、期間終了後には通常、元の職場に復帰します。

休職は会社が従業員の義務を一時的に免除する制度であるため、会社が定めるルールに従って手続きを行いましょう。

ここでは休職になるまでの一般的な手続きを解説します。

休職までの流れ

1. 就業規則で制度や申請方法を確認する
2. 医師の診断を受けて会社に休職願を出す
3. 休職中の連絡方法を会社と相談する
4. 休職期間に入る

休職についての制度は必ず定めなければいけないと法律で決まっているわけではないため、制度の有無や細かいルールは会社ごとに異なります。

まずは、期間・休職中の給与の取り扱い・必要書類・復職後の支援体制などについて確認してみましょう。

就業規則の確認後、病気休業診断書を取得します。

診断書は、かかりつけ医や産業医から発行してもらうことができます。

診断書は、従業員が病気やケガのために休暇を取る際に重要な文書であり、就業規則や法的規定に準拠するために必要です。

そのため、休職願と合わせて診断書を提出しましょう。

休職が正式に承認されたら、休職期間中の連絡方法について会社と相談しましょう。

休職中であっても雇用関係は維持されますので、上司や人事部との連絡手段を明確にする必要があります。

また、休職中はしっかりと休息を取ることが重要ですので、連絡頻度や手段、連絡先を適切に設定しておくことが必要です。

手続きが完了したら、休職期間が始まります。

特にストレスによるメンタルヘルスの問題で休職する場合は、健康的な生活リズムを整え、ゆっくりと休息を取ることが大切です。

休職中の従業員の給与や賞与は会社の裁量により決定され、労働協約や就業規則により規定されます。

ここからは休職中の給与および賞与の取扱いについて解説します。

休職中の従業員には、一般的には給与や賞与が支給されません（ノーワーク・ノーペイの原則）。

ただし、個人の病気や負傷による休職の場合、休職開始から4日目以降は日本の健康保険制度に基づく傷病手当金が支給されます。

会社はこの制度を従業員に周知し、公正かつ適切な補償を受けるよう支援する必要があります。

給与や傷病手当金の取り扱いは法律や規定に基づいて行われ、会社はこれを遵守し、従業員の権利を守る責任があります。

通常、休職中には賞与は支給されません。

ただし、就業規則で賞与の評価期間や基準を定めている場合は、賞与の支給が検討されます。

休職制度の具体的な内容は会社ごとに異なり、賞与の支給も会社の就業規則や賃金規定によって決定されます。

ただし、賞与は通常、業績や成果に応じて支給されるため、休職期間中に評価期間全体を休暇として取得した場合、一部の会社では賞与の支給が見送られることがあります。

傷病手当金は、働いている人が病気やケガで仕事を休むときに、生活を支えるための公的な支援制度です。

この手当金は、健康保険に加入している人やその家族が利用できます。手当金の支給期間は、同じ疾病や負傷に関して最長1年6ヶ月まで続きます。

傷病手当金を受けるには、まず医師の診断を受けて診断書を入手し、その後、健康保険組合や社会保険事務所から入手できる申請書に必要事項を記入して提出する必要があります。

しかし、手続きには数週間から数ヶ月と時間がかかることがありますので、申請を行う際には注意が必要です。

従業員の休職開始から復職するまでに、会社に求められる手続きや一般的な流れを解説します。

従業員から休職の申し出を受けたら、休職の手続きの説明を行います。

その際に、休職に関する確認書の取り交わしを行いましょう。

確認書には、以下の内容を含めるのが一般的です。

• 休職中の連絡先および方法

• 休職時の給与の取り扱い

• 社会保険料の取り扱い

• 傷病手当金の申請に対する必要事項

• 復職時の手続き内容

従業員が休職する際には、社会保険の手続きについて従業員と合意する必要があります。

休職中の従業員は基本的に無給ですが、社会保険料や税金の支払い義務や負担額は変わりません。

給与から天引きできないため、別の方法で徴収する必要があります。

事前に従業員との取り決めを会社側がしっかりと行い、就業規則などに明記しておけば、休職中でもトラブルなく保険料を請求できます。

休職中の復職は社内ルールや従業員の状態によって慎重に行われます。

特に精神疾患の場合、早期復帰は再発リスクを高める場合があります。

職場復帰の可否判断は、主治医や産業医の意見も参考にし、休職事由の解消を確認した上で、慎重に行いましょう。

休職中の従業員が復帰を望み、医師から問題がないと判断された場合、スムーズな職場復帰を支援するために、職場復帰支援プランを策定します。

このプランには、復帰日や業務上の配慮事項、フォローアップのスケジュールや方法が明記されます。

復帰後は、観察と支援を続けながら段階的に業務に戻し、産業医や保健スタッフによるフォローアップを続けながら、支援プランを評価し、必要であれば適宜見直しをしていきます。見直しの際は、疾患再発や新たな問題の有無、業務適性、従業員自身のモチベーションなどを確認していきます。

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休職制度は、従業員の雇用を保持し、解雇や離職の問題を避けるための仕組みです。

従業員にとっては、職場復帰の機会が提供される利点があります。

しかし、まだ休職制度のない会社や、制度はあるものの休職の実績がない会社も多く存在します。

このような場合、職場の状況に適した休職制度を構築することが大切です。

また、ストレスチェックなどで予め従業員の状態を確認することで、メンタルヘルスの問題を早期に発見し、予防するサポートを行うと良いでしょう。

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