リモートワーク普及で、人事部門はどう変わるべきか？

昨今の社会情勢の影響下で、リモートワークの普及が急速に広まっています。これからは、リモートワークが当たり前の世の中になるでしょう。いままさに従来の働き方が大きく変わろうとしているのです。このような時代に人事部門はどのように対応するべきなのでしょうか。

リモートワークが普及すると、会社はどう変わるのでしょうか。リモートワークを導入した企業からは、「残業の大幅な削減につながった」「座席を減らすことができた」「交通費を削減できた」など既に思いがけないコスト削減効果を実感する声があがっています。このままリモートワークが普及すれば、企業ではオフィスの縮小が広がり、長期的には通勤者が減少することが予想されます。

これからのリモートワーク時代には、企業における人材と組織も大きく変わるでしょう。例えば、通勤圏以外の人材を採用できる可能性が広がります。また、在宅勤務が普及すれば組織の姿も場所を起点にした一体感よりも、ITを通じて緩やかに人と人がつながる姿へと変化していくことが考えらえるでしょう。

このように会社の姿が変われば、人事の姿も変わるのは必然です。人事は単に人材を管理する部署ではなく、情報システム部門や総務部と統合し組織としてつながりを保つための機能を果たす部門となるでしょう。

では、リモートワークが普及すると人事にはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。少し考えてみましょう。

・人件費を抑制できる

リモートワークでは、通勤手当や残業代削減などにより人件費を削減することが可能です。また、人件費だけでなくオフィスの電光熱費など人に関わるコストを削減することが可能です。

・多様な社員を活用できる

リモートワーク環境下では、時間的に柔軟な働き方をすることが可能です。小さなお子さんがいる方やご家族の介護が必要な方も在宅勤務で働くことが可能です。また勤務地も制限されないため、場所と時間にとらわれない多様な人材を活用することが可能になります。

・労務管理の難しさ

一方、リモートワークにはデメリットもあります。最も起こりうるリスクがフリーライダーの発生です。フリーライダーとは、いわゆるサボる人のことです。リモートワーク環境下では上司による細かな監視がないため、仕事をするフリをしてサボる人が発生するリスクが常にあります。人事としても、こうしたパフォーマンスの低い人材をどのよう管理していくのか労務管理での対策が必要になるでしょう。

・エンゲージメントの低下

上司と部下が物理的に離れている環境では、仕事のプロセスを管理することが容易ではありません。成果物基準で仕事を進めることになるため、個人のスキルや知識に仕事の品質が依存することになります。またチームで団結して仕事をすることもやや難しくなります。個人で仕事を進めることになると、チームで仕事をするよりも達成感や成長実感が得られづらくなります。仕事でやりがいを感じられなければ、従業員エンゲージメントは低下します。そのため、人事はいかにリモートワーク環境下でも社員がエンゲージメント高く働けるかを考えなければならなりません。

では、こうしたリモートワークが普及する時代に人事は何をするべきなのでしょうか。

まず在宅勤務環境を整備することが挙げられます。単にリモートワークの環境を整備するだけではなく、在宅勤務者の個々の事情に合わせられるような制度設計が必要です。家庭の都合によっては、お子さんが寝ている早朝や夜の方が仕事ができる場合があります。また、ご家族の事情によっては昼間にお子さんの学校や習い事への対応が必要な場合もあるでしょう。こうした事情に配慮できる柔軟な勤務時間の設定が必要です。また、在宅勤務であっても生産性が上がる仕組みづくりも必要です。ITツールを活用した仕事の進め方の提案やコミュニケーション方法のルールを決めるなど、人事から積極的に提案をするべきでしょう。

オフィスワークから在宅勤務に環境が変わることで、中には働きづらくなる方もいるでしょう。自宅では家族がいて集中できない、自宅に働けるスペースがない、という方です。そういった方には、サテライトオフィスの整備やPCの貸与など働ける環境を整えることもする必要があります。このようにリモートワーク時代の人事は「いかに仕事の生産性を上げるか」という課題に取り組む必要があるでしょう。

さらに、リモートワーク時代では労務管理のあり方も変わるでしょう。

これまでの労務管理は、勤怠管理や評価・賃金管理、組合対応などが中心でした。人事にとっての最優先事項は人件費管理でした。しかし、これからは生産性管理が労務管理の中心になると考えられます。リモートワーク環境下で生産性を高めるにはチームワークが不可欠です。チームワークを高めるには個々人の組織に対するエンゲージメントを高める必要があります。人事は従業員エンゲージメントを高めるために、お互いに何でも話せる心理的安全性の高い職場づくりや会社トップと従業員とのコミュニケーションの場をつくる仕事に責任を持つようになるでしょう。

リモートワーク下で人事の仕事で特に難しいのが勤務時間管理です。リモートワークが普及すると、オフィスワーク時代のように全員が同じ時間に出勤して同じ時間を定時にすることが難しくなります。人によっては早朝から勤務する人もいるでしょうし、午後から夜にかけて働く人もいるでしょう。可能であれば従来の8時間を基本とした業務時間設計ではなく、6時間など短時間の標準勤務時間にする、あるいは8時間の勤務時間を週単位/月単位で調整できるようにするなどの新たな業務時間設計を検討しましょう。

オフィスワークよりも、上司によるプロセス管理が難しいリモートワーク環境下では人事評価制度も変わる必要があります。プロセスの見えづらいリモートワークでは、プロセス基準よりも成果基準で評価する方が妥当性が高いでしょう。またチームワークの形成を促進するため、他者とのコミュニケーションやチームへの貢献も評価に盛り込むべきです。さらには、上司が部下の状況を常に把握できるように最低週1回程度の1on1ミーティングの実施を推奨するべきでしょう。上司に対しても部下との対話状況を上司の評価項目に入れることで、部下とのコミュニケーションを増やし、チームの生産性向上を図ることができます。

ITツールを活用したリモートワークでは、オフィスワークよりも効率的に仕事が進む傾向があります。そのため年単位の目標設定よりも半年単位や四半期単位の目標設定が良い場合もあるでしょう。またチャット等のツールを活用して高頻度でフィードバックを行うことも可能であるため、常にフィードバックを行うリアルタイムフィードバックを評価方法として取り入れる企業も増えています。自社のスピード感に合致した評価方法を選びましょう。

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