20年ぶりの人事評価制度刷新とタレントマネジメントの活用

株式会社日比谷花壇にて人事部の副部長をされている向江（むかえ）正智様、人事部でサブリーダーをされている竹内美香様にHRBrain導入の経緯、目的、おすすめポイントを伺いました。

ー「株式会社日比谷花壇」の事業内容を教えてください。

フラワーショップの経営をはじめ、イベントプロデュース、ウエディングフラワー、EC、フラワーギフト・デザインの企画、制作、販売、フューネラル（葬儀）などの事業を展開しています。また、緑を活用した内装・造園事業も行っています。
現在は1,800名程度の従業員が在籍しています。（アルバイト・契約社員含む）

ー向江様のお役回りを教えてください。

向江様：
現在、8名が在籍する人事部において採用・教育・制度まわりをメインで担当しています。
また、2022年4月に人事評価制度の入れ替え・就業規則の刷新を行いました。

ー竹内様のお役回りを教えてください。

竹内様：
従業員教育・評価まわりの実務を担当しています。
従業員教育は年次教育・管理監督者に向けた研修の企画などについて、研修会社と調整を行っています。評価の運用では「HRBrainを活用し、いかに企業を成長させるか」という点についてメインで担っています。

ー導入の背景を教えてください。

向江様：
当社が設立から72年目を迎えるにあたり、これから100年企業を目指すためにも人事評価制度の刷新を「今ここでやらなければ」という気運が高まったことです。

ー導入前に抱えていた人事課題を教えてください。

向江様：
人事評価制度・システムの問題が2つありました。
まず人事評価制度ですが、こちらは20年前から抜本的な見直しがされないまま運用され続けており「基準があいまい」「わかりにくい」「上長によって評価にバラつきがある」などの問題を抱えていました。
従業員の成長と会社の成長が連動していないという点が大きな課題でした。

竹内様：
システム面では、まずハード面の問題がありました。日比谷花壇の各店舗にはパソコンが1台しかないため、譲り合って入力することしかできません。
またシステム自体の使い勝手の悪さもあり、従業員にとっては「年2回、賞与のためだけに入力するもの」といった認識のされ方をしていました。
私自身、人事部に異動前はログインの案内がきてもパスワードを忘れていたり、そもそも入力する意味を理解していなかったり、という状態でした。

ーHRBrainを選んだ決め手を教えてください。

向江様：
当社では人事評価制度の刷新とともにタレントマネジメントを導入したいという思いがあり、その要件に合致したのがHRBrainでした。
他社は「どちらか1つに秀でている」もしくは「色々な機能がつきすぎていている」ことが多く、使いこなすイメージがわきませんでした。
そんな状況の中、HRBrainの営業の方が当社の課題・状況を深く理解し、そこに対して的確な提案をしてくださったことが大きな決め手になっています。
「この機能ですぐできますよ」と画面を見せながら説明してくれたことで、導入後のイメージがわきやすかったです。
役員に見せたときにも、同様に「おお！」と思うほど納得度が高かったですね。

当社では「キャリア自律を推進する」ことをコンセプトに、人事評価制度を刷新しました。また、取得した資格と連動して役職が上がっていくため、資格の保持を可視化できる状態を作る必要がありました。

竹内様：
花に関する独自のスキルを持った人が活躍するフィールドがあるのが当社の特徴です。
当社が運営している「フラワーライフスタイリスト協会」では、フラワー関連の技術検定を行っています。この検定が自動昇格の要件になっています。
また、緑でオフィスをリノベーションするという造園・内装事業も展開しているため、造園施工管理技士、建築士などの資格保持者もいます。
適材適所を実現するためにも「誰がどの資格の、どの級を持っているのか」という情報が必要となります。しかし、専用のシステムがないため管理がとても煩雑で、情報の更新が滞っていたり、不完全な状態になっていました。そこをまず整理したいという思いがありました。

向江様：
また、従業員の立場から見ても、HRBrain導入のメリットがあります。資格という条件を満たすことで希望の部署に異動できることが可視化されるため、自身のなりたい姿・キャリアに向かって自己研鑽できる点が理由としてあげられます。
こうした個々の従業員の動きを人事部側が把握して、部署にマッチさせていくという動きをしていきたい会社の方向性に、HRBrainの機能が合致していました。

ーご導入後の満足度と、その理由について教えてください。

竹内様：
人事側にシステムの知識が求められないことがいいですね。
人事部は問い合わせ・採用関連の業務ボリュームが大きいので、そういった中でもスムーズに運用しやすいシステムだと思います。
また一目見たらわかりやすい仕様・画面になっているため、使いやすいです。
「こういう風に申請するんだな」「自分が見ないといけないページはここだな」ということが、直感的にわかるのがいいですね。
プロフィールの作り方1つをとっても「どこになにをインポートするのか」など、操作がしやすかったです。

当社は幅広い事業を行っているため、部署によってはまるで会社が異なるかのようなカラーの違いがあります。
HRBrain導入以前は「MBO」と「期末の能力評価」がありましたが、「MBO」は全社共通のものになっていたため、事業部ごとの特色について評価できない項目が多々設定されていました。
そこで、日比谷花壇として全社に共通する項目と、その部署に必要・評価されるスキルの項目を掛け合わせるという、実態に近い人事評価制度を導入しました。
そういったことができたのも、HRBrainの良さだと思います。

また、カスタマーサクセスのサポートにも大変満足しています。
初めてのシステム導入でわからないことが多かったのですが、困ったことがあればすぐに的確なアドバイスをいただけました。
さらに、解決方法などのご提案は複数選択肢を出していただけるので、自分たちで合うものを選択することができました。

ー経営や現場から、どのような反響がありましたか。

竹内様：
HRBrainの社員名簿の活用について反響がありました。
当社では全国に拠点があります。そのため役職者によってはレイヤーが上がっていくごとに、店舗内で顔が見える部下以外の従業員を評価しなくてはならないということも起こります。
社員名簿から従業員の顔写真とパーソナルな情報が見られることによって、評価しやすくなったという声を役職者から聞くことができました。

向江様：
当社は東京に本部がありますが、大阪・福岡など地方ごとに拠点があり、そこに所属長が配属されています。従業員の顔が見えにくいという課題が、社員名簿導入でクリアになったため「満足している」と反響がありました。

竹内様：
社員名簿の基本情報の登録には、アンケート機能を活用しました。「得意としている分野」「今後やってみたいこと」などの項目を設定し、従業員から収集した回答をインポートして登録しました。
質問の仕方によるのかもしれませんが、ネガティブな理由で「異動したい」と送ってくる従業員はおらず、「未来のために自分がこうしたい」と書いてくれる従業員が多くいました。

運用を開始してまだ2カ月程度ですが、「新しい資格を取得した際は、ワークフローで証明書を送信してください」と呼びかけたときに、さっそく送ってくれた従業員がいました。
HRBrain上で自分のキャリアに必要となる資格を自身で見つけて取得して、キャリアに活かすという動きができていることに感動しました。
これから本格運用を開始するにあたって、光が見えましたね。

ーHRBrain導入後、大きく変わったことはありますか。

向江様：
先にも述べましたが、以前のシステムはパソコンからしか入力できないうえ、店舗にはパソコンが一台しかないという環境から、全員の目標入力が難しかったという面がありました。これは、従業員全体の7割から8割程度に専用のパソコンがないということになります。しかし、HRBrainを導入したことで、設立72年目にしてはじめて「対象の従業員全員が目標を入力できた」という点が大きな進歩であり変化です。
入力が可能になった理由は「スマホからできる」「使い方がわかりやすい」の2点に尽きます。

ーHRBrainを活用するにあたり、どのような取り組みを行いましたか。

竹内様：
従業員は個人のスマホにラインワークスをインストールしており、当社ではこちらが必須のコミュニケーションツールとなっています。
そこでラインワークスからHRBrainのアプリにアクセスできる動線を作りました。また、スマホへのブックマークについてもアナウンスを行いました。
また新規で入社する従業員にはマニュアルを作成し、案内しています。
既存の従業員には、上長から「HRBrainを使ってね」と声掛けしてもらったりと、全社をあげて浸透に取り組んでいます。

ー運用面で便利だと思ったことはなんですか。

人事部側の作業として、部署異動する人員のデータ更新にかける時間も大幅に圧縮されました。ボタン1つで対象の人物を選択・変更するという簡単なステップのため、現在では半日程度の工数となりました。

また従業員に向けたアンケート回答のリマインドもHRBrain上で簡単にできるのが便利でした。そのリマインドのおかげもあり、約8割という高い回収率となりました。

ー今後どのような活用をされたいですか。

向江様：
管掌役員、管理監督者に権限をつけて、見られる情報をレイヤーによって分けることを考えています。
以前は「こういう人ほしい」という要望が人事部に来ていましたが、今後は各事業部長たちが、自らそういった人材をHRBrain上で探せるようになりたいですね。自身の部下だけでなく、全社の人材を横断的に見られるようになれば、活用の幅も広がると思います。

また今後は、1on1の実施に取り組んでいきたいです。
当社は管掌役員、統括部長、エリアマネージャー、ユニットリーダー、チームリーダー、一般職と階層が深いこともあり、指示命令をはじめビジョン・気持ちが伝わりにくいことが多くあります。打ち合わせはありますが、集団に対して伝えるよりも、コミュニケーションを活発化させ、個に対して伝えていきたいという思いがあります。

ー今後HRBrainに期待する機能はなんですか。

竹内様：
従業員がHRBrainの画面を開いたときに、個別に伝えたいことをポップアップなどで表示できたら嬉しいです。
そこでコミュニケーションを取ることは想定していませんが、例えば「〇〇さんが〇〇資格を取得しました」というようなお知らせができればと考えています。
伝えたいメッセージが人事から発信できて、従業員の目に留まる仕組みがあればいいですね。ストレスなく情報をキャッチできる場所として活用したいです。

向江様：
そのお知らせを見た従業員が「〇〇さんはこんな資格を取っているのか。わたしも頑張らないと」とモチベーションを高めてもらえたら、いいスパイラルが生まれると思います。

ーHRBrainはどのような企業におすすめですか。

向江様：
これから制度を作っていくという企業におすすめです。キャリア志向で制度が組まれている会社にマッチすると思いますね。
また小売業・サービス業・製造業にもおすすめです。当社と同じように一人一台パソコンを持っているという形態でない業界ですね。スマホを活用できるという点が大きな利点だと思います。

竹内様：
当社の人事制度は「主体性」「多様性」「公平性」の3つを土台に作られています。目指すのは、主体的なキャリア自律を促し、事業部・階層にかかわらず公平で納得性の高い評価を行うこと。この取り組みをシステムとして支えてくれるのがHRBrainです。
向江の言うように、これから制度を作り上げていく必要のある企業におすすめです。