分散状態の社員情報を可視化。タレントマネジメントへの第一歩

ホクト株式会社の人事部 人事課に所属されている島田正秀様にHRBrain導入の経緯、目的、おすすめポイントを伺いました。

ー「ホクト株式会社」の事業内容・形態を教えてください。

当社の主力商品は「エリンギ・マイタケ・ブナシメジ・ブナピー・霜降りひらたけ・一番採り生どんこ」の6種類のきのこです。きのこの種菌開発から生産・販売までのすべての工程を自社で行っています。ホクトの生産拠点は全国に21カ所。消費者により近い生産工場から、新鮮・安全・安心な製品をお届けすることで、地域雇用にも貢献し、地域活性化にも積極的に取り組んでいます。
従業員数は1,386名（正社員）、連結で4,130名の従業員が在籍しています。

ー島田様のお役回りを教えてください。

入退社・労務・給与管理、ほか人事関連の全般に携わっています。
人事部は人事部長・人事課長、その下に7名のメンバーが在籍しています。グループ全体では4,000名規模の従業員の管理をしています。

説得力のある人事施策を行うため、まずは社員情報の可視化が急務

ー導入前に抱えていた人事課題を教えてください。

「社員情報の可視化」と「人事評価の効率化」の2つが課題でした。
当時は可視化・共有できるツールがなかったため、人事部が属人的に社員の情報を抱えてしまっており、役職者が部下の情報を把握することができませんでした。

また、以前はデータの蓄積をするだけで済んでいました。しかし、ここ数年で中途採用比率をはじめ、女性の管理職比率など、属性による人材分析の機会が増えました。近年、くるみん、えるぼしマークの認証制度、健康経営など、企業データを分析して情報開示する機会が増え、それに対応することも課題でした。

その時すでに運用している人事基幹システムがあったのですが、都度条件を入力してデータを出力するタイプだったため、データが必要になるたびにダウンロード、加工をして…と手間がかかっていました。そのため「データを共有できて、見やすいツールがほしい」といった声は、以前から根強くありました。

ーどのような状態になっていることが理想でしたか？

担当者の勘・経験といった曖昧なものではなく、データに基づいた説得力のある分析結果から人事施策を行いたい、という思いがあります。
そのための一歩として、人事評価の一元管理・データの蓄積を考えていました。

例えば…
・何人の女性社員がいて、うち何人が子育てをしていて、働くにあたってどのような課題を抱えているのか
・賃金のレンジに対して、役職者はどのように分布しているのか
・職種別に見た人材配置の適正性　など

このように、データの蓄積はあっても分析する機会がありませんでした。今後は経営の中に人事データを落とし込む、データドリブンの必要性を強く感じています。

見やすさと直感的な操作性からHRBrainに決定

ー他システムと比べ、HRBrainで印象に残っていることを教えてください。

社長から「HRテックのイベントがあるから行ってみないか？」と声掛けがあったことがきっかけで、HRBrainのサービスに出会いました。
「ビジュアル的な見やすさ」、「操作が直感的である」の2点が印象的でした。また、機能が多すぎず「簡単に扱えそう」と思ったことを覚えています。
デモ操作期間についても柔軟に対応してもらえ、運用できそうかじっくりテストできたこともありがたかったです。

また、HRBrainは当初の課題である「社員情報の可視化」と「人事評価の効率化」の目的に合致していました。 他システムでは「入退社管理」「年末調整」など、さまざまな機能があるものの、当社としては「まだそこまで求めていない」状態であったためです。

ーHRBrainを選んだ決め手を教えてください。

「機能」と「操作性」の両立ができている点が魅力的でした。
「既存データをHRBrainに取り込んでどう見えるか」、「どんな操作ができるか」など、管理・運用の視点で画面を触ってみました。
特に、トップページに6つのメニューがあり、迷わずに操作ができることが良い点でした。

人事部だけでなく、社長や現場の従業員からも満足の声が

ーご導入後の満足度と、その理由について教えてください。

とても満足しています。人事部だけでなく、社長も満足していると聞いています。社長が拠点（全国21カ所）に出張する際にはタブレットを持参し、そこで働く従業員の情報（組織図・顔写真・人事評価など）を確認しています。
以前、「過去のデータが取り込まれていないよ」と人事部に連絡が来たこともあり、頻繁にチェックされているんだな、ということを実感しました。
特に顔写真が見られることで、その従業員のイメージがつきやすいという点が便利です。

ーほかに、どのような反響がありましたか。

人事部では、月1回アンケート機能を使って従業員のコンディションチェックを行っています。これには、HRBrainにテンプレートとして搭載されているものを活用しています。
現場の従業員からは「人事に相談したいことを気軽に伝えられるので、ありがたい」という声を聞いています。
人事側としても、システムを通して早ければ1分以内に回答できるため、助かっています。
以前は「社内通報制度」という固い制度しかなかったため、その時よりも従業員との心理的距離が縮まったように思います。

人事評価も社員情報の確認・分析も、Web上で完結できるように

ー導入前に抱えていた課題の解決状況はいかがですか。

現在は評価制度の可視化の部分は形になっていますが、公開する範囲が限定されています。今後は徐々に広めていきたいと考えています。
また、属性と評価の関連性の把握・分析についても以前より行いやすくなっている実感があります。
また、評価の効率化の点でも変化がありました。これまでは、事業部の担当者から何百とメールが届いて、ファイルを開いて、保存して、という工数がかかっていました。今ではその工数がなくなり、すべてWeb上で完結できるようになりました。

ーどの機能を、どのように利用されているか具体的に教えてください。

アンケート機能、人事評価は人事部が使用し、組織図、社員名簿は主に社長が出張の際に活用しています。
ほかには階層ごとの研修など、対象者となる属性のデータ抽出、休職・産休育休の社員情報管理にも使用しています。

機能利用の話ではありませんが、HRBrainを導入していて助かったケースがあります。休日に単身赴任中の社員が体調不良で倒れたことがありました。その社員の緊急連絡先をすぐにHRBrain上で確認できたため、スピーディーにご家族へ連絡ができました。以前のように紙で管理していた場合、人事部の社員が出社し、棚からファイルを出して該当社員の連絡先を探すところから始めなければなりませんでした。これは予想外のケースでしたが、そういったリスクにも対応できるツールであると実感しました。

また以前は目標設定の入力を行う際には、パソコンを立ち上げてExcelに入力していました。しかし、現在はスマホを触りながら思いついたときに気軽に情報をアップデートできる点でも、利便性が高いと感じています。個人的にも嬉しく思っています。

今後は、蓄積したデータを分析して新しい人事施策に活用

ー今後どのような活用をされたいですか。

今まで未着手だったタレントマネジメントの領域で活用したいです。当社で活躍している社員の特性を把握することで「ホクトが求める人物像」にも活かしていけるのでは、と考えています。新しい人事施策のための、課題を把握できるツールにしていきたいです。

また、HRBrainの導入をきっかけに人事業務の電子化・ペーパーレス化への移行を考えています。

HRBrainは会社と従業員の相互理解が深まるツール

ーサポート面、カスタマーサクセス、ヘルプデスクの満足度はいかがですか。

満足しています。わからないことはすぐに連絡するなど、気軽に相談できるので助かっています。

他のベンダー会社の場合は、改善点を相談しても「仕様ですので、ウチでは対応できません」と、すげなく言われてしまうことがよくあります。一方で、HRBrainは「一緒によりよいモノを作ろう」と改善に対して積極的な姿勢が見えるので、こちらも意見を言いやすいところがあります。一緒にシステムを良くしていっている感覚があります。
現在は、本社・工場で分けてダッシュボードで絞り込みができる機能、デフォルトで退職者を除く機能などについて要望を出しているので、今後のアップデートに期待しています。

ーHRBrainはどのような企業におすすめですか。

HRBrainは会社と従業員の相互理解が深まるツールのため「これから会社の方針を決めていこう」という、変化の時期にある企業におすすめです。
とにかく一回デモを触ってみるなど、まずは一歩を踏み出してもらいたいですね。