HRBrain導入による人事データの一元化。 データ重視の人事戦略へRealChangeする。

JA三井リース株式会社にて人事企画室室長をされている大垣茂人様、同じく人事企画室の小原伸也様、そしてお二人を支えるアシスタントの秋山順子様にHRBrainの経緯や目的、そして実際に導入してわかったおすすめポイントを伺いました。

ー「JA三井リース株式会社」の事業内容を教えてください。

賃貸事業、割賦販売事業、各種ファイナンス事業、その他付帯事業について幅広く展開しており、約1,000名の従業員が在籍しています。

ー人事企画室とは、どのような部門なのでしょうか。

人事戦略（異動）、人事制度（規程）、評価制度から、給与・賞与・退職金などの労務まわりまでをカバーする部門です。

ー大垣様のお役回りを教えてください。

室長として部門全体を統括しています。

ー小原様のお役回りを教えてください。

人事のデータベースの管理など、主にシステムまわりの業務を担当しています。人事企画室の4つ（人事戦略・人事制度・評価制度・給与関連）の業務のDX化推進を担当しています。

ー秋山様のお役回りを教えてください。

アシスタントとして、評価結果の集計や全社通知等の事務業務をメインに担当しています。

点在する人事データ一元管理、恒久的な業務改善のために導入

ーHRBrainを導入するきっかけを教えてください。

小原様：
以前の人事データについては既存の人事システム、メール、PDF、エクセルと形式・保存場所も統一できていませんでした。
そのため情報の見える化・一元管理の必要性を感じ、実現するための仕組みを探していました。
検討していた方法は2つありました。自社で開発をするか、外部サービスを利用するか、の2択です。
HRBrain導入前には、人事評価のExcelシートを回収したのち、手動で集計していました。出力するためのマクロを組んだりと工夫は行いましたが、あくまで応急処置。
部門にマクロが組める人材がいなくなった途端、また手作業に逆戻りしてしまいます。恒久的に業務を改善するためにも「誰もが扱えるシステムの導入は必須」と考えていました。
それがHRBrainを導入したきっかけです。

ーHRBrainに決めた理由を教えてください。

小原様：
HRBrainに決定した理由は「ユーザーインターフェースが優れていたから」です。人事企画室のみならず全従業員が使用するため、説明書がなくても感覚的に使えることを重視しました。
データベースとして完成されていても、インターフェースが古めかしかったり、一見してどこになにを入力すればいいのかわからなかったり、という使い勝手の悪さがあると、結局使われなくなってしまうからです。
そのため、なるべく「今風のインターフェース」であることを導入の際には意識しました。
他社のサービス導入についても検討はしました。しかし、機能全てがパッケージとなっているタイプであったため、結果的に使用しない機能が出てきてしまうことを懸念しました。機能の半分以上を使わないのであれば「そこにかかるコストがもったいないな」と。
HRBrainは、我々が当初一番やりたかった「人事評価業務の効率化」「データ収集のしやすさ」の目的に合致していました。また先に述べたように、ユーザーの使いやすさについても要件にマッチしていました。
そうした経緯もあり、HRBrainの導入を決めました。

人事データが一元化され、すぐ取り出せるように

ーHRBrain導入後の変化を教えてください。

大垣様：
先にも述べた通り、人事データをエクセルやPDFなどさまざまな形式で管理しており、データがフォルダに点在している状態でした。そのため会議中、人事異動業務に関して論拠となる比較資料を検索・共有するまでに非常に手間がかかっていました。
しかし、HRBrain導入後は従業員の情報が一元化されたため、タブを開いてまるでページをめくるように該当の画面を見せて説明ができています。

今後は「HRBrainを見れば人事関連情報が一目で確認できる」という状態にもっていくため、情報の拡充を目指しています。

そして、人事企画室だけでなく、役職者自身が活用できるように権限を付与しています。異動直後は、新任の役職者が自身の部下について情報を把握していないことがあります。そのため、組織ツリーごとに閲覧権限を設定し、社員名簿にアクセスできるようにしています。

ーHRBrainで使用している機能はなんですか。

秋山様：
人事評価の入力とともに、アンケート機能を使用しています。
こちらは人事企画室だけではなく、使用を希望する部門に機能を解放しています。
具体的には、営業部門における業務の習熟度についてアンケートを取るなどしています。マニュアルを見ずに画面からの情報のみで簡単に作成できるなど、操作がわかりやすい点が助かっています。

人材の適材適所というタレントマネジメントに繋げていく

ーHRBrainをこれからどんなことに使っていきたいですか？

大垣様：
シミュレーションした組織図の保存ができる機能が追加されると聞きました。
現在HRBrainの組織図にはデータ出力の機能がないので、画面上での保存に加えて出力できると、使用用途がより広がると思います。

人事企画室の仕事のみ効率化するという視点ではなく「弊社に所属する約1,000名の従業員の人事関連業務が効率化する」メリットを考えています。
HRBrainの利用によって、人事評価制度の透明性が上がるだけでなく、役職者、ひいては従業員の業務効率化が可能となります。
グループ会社の2社にもその使用を広げることで、より効率化ができると言えるでしょう。
本社から関連会社へマネージャー出向した場合、共通のHRBrainのシステムを使用することでシームレスに社員情報を閲覧することができるようになれば、部下の情報把握が簡便になります。そうした取り組みが、結果的に人材の適材適所というタレントマネジメントにも繋がっていきます。

ーHRBrainのどんな点に満足していますか？

小原様：
社員名簿に項目を追加する際にドラッグ＆ドロップでできるなど、直感的な操作に優れていることを感じます。

またカスタマーサポートが手厚い点に満足しています。例えば社員名簿に権限設定をする際に「本当に思った通りになるのかな」とヘルプデスクのチャットに疑問を送りましたが、その回答が早いこと（笑）。スピード感を持って仕事ができることに感謝しています。
他にも「HRBrain上で、Excelのような集計ができるのか」と質問した際にも、色々試行錯誤しながら対応していただきました。
なんでも聞くと「答えてもらえる」という安心感がありますね。購入して終わりのパッケージシステムの場合では、質問自体が難しかったり、マニュアルを渡されて終わりだったりすることが多くあるので、こうしたサポートが継続的に受けられることはありがたいです。

システム導入の際の問題点として、担当者は詳しくなるけれど、他の人は「わからない」ままというケースがよくあります。HRBrainのカスタマーサクセス側にいままでのやり取りが蓄積されているため、たとえ担当者が異動などで不在になったとしても「このシステムは安定的に稼働できる」という確信が持てる点がいいですね。

ーどのような企業にHRBrainを勧めたいですか。

小原様：
タレントマネジメントを「これから始めたい」とお考えの企業におすすめします。ハードルが低くて導入しやすい点がポイントです。
特にHRBrainは、機能を絞ってお手頃価格で始めやすいので「いきなり高価なシステム導入は難しい」という企業様にもお試しとしてチャレンジしやすいのかな、と思います。