Q. 「URコミュニティ」の事業内容を教えてください。

緑川様：
当社は、1955年に国の住宅政策の一環として賃貸住宅の供給を開始したUR都市機構(旧:日本住宅公団)の100％子会社として、2013年8月に誕生しました。前身となる財団法人住宅管理協会が30年以上にわたって培ったノウハウや実績を強みに、全国約70万戸のUR賃貸住宅の管理を行っています。入退去の対応やお家賃の受領、建物や屋内外設備の維持管理・修繕などを通して、入居者様の安全・安心・快適な暮らしを支える事業を展開しています。

紙やExcelなどアナログ管理による作業効率が大きな課題。

 Q. HRBrainを導入する前に抱えていた／解決していきたかった課題を教えてください。

浮穴様：
当社は社員が約2,400名規模の組織ですが、人事評価や自己申告書、雇用契約書の作成・管理・運用などの人事に関する業務をExcelや紙媒体で行なっていました。
ただ、従来のアナログなやり方では、情報の確認や集計、プリントアウトなどに時間が掛かってしまうため作業効率に課題を感じていました。また、個人情報の取扱いや人事データの活用についても、より最適化できるのではと考えていました。

Q. HRBrainを選んだ決め手（提供サービス、営業の印象、サポート体制など）を教えてください。

浮穴様：
様々なシステム会社さんから、システム導入のご提案をいただき、当社が目指す人事業務のIT化については、どの会社さんでもある程度は達成できそうだと感じていました。
ただ、その中でHRBrainを選んだ決め手は大きく２つありました。
1つは、新システム導入前の手厚いサポート体制です。今回の新システム導入にあたって、人事部では通常業務と並行して進める必要があり、人事担当者に一定の負荷が掛かってしまうという懸念がありました。さらに、当社の人事部にはいわゆるシステム専任の担当者がいないので、何かトラブルが起きた時にすぐに対応できるのかという不安もありました。
HRBrainさんは、当社専任のスタッフがつくということで、基幹システムからのデータ移行も含めて「新システムの導入準備から以降の運営まで一緒に伴走します」というご提案だったので、すごく安心感がありました。

2つめは、新システム導入後も継続してフォローしていただけるという点です。
無事にシステムが導入されたとしても、うまく運用できなければ意味がありません。先ほどお話しした通り、導入後も当社専任スタッフについていただけるということで、一気通貫のフォロー体制があることは非常に頼もしいなと感じました。
例えば、人事担当者の異動などがあったとしても、当社のシステムを熟知した専任スタッフの方がいれば、システムの運用・活用を安定して継続することができます。
手厚いサポート体制と安定した継続性を担保できることもふまえて、コストパフォーマンスの面でも魅力を感じましたね。
他社さんからも「こういったシステム運用ができます」という解決策はご提示いただいたのですが、「システムはもちろん、導入後も伴走してサポートします」というふうに今後も見据えたご提案は、HRBrainさんだけだったので、そこが一番大きな決め手でした。

専任スタッフが伴走者としていつもそばにいる安心感。

Q. HRBrainのシステム及び運用支援サービスを導入して運営する中で、印象に残っていることを教えてください。

大堀様：
当社の人事部にはシステムに詳しい担当者がいるわけではないので、やはり導入前後でいろいろな疑問点が出てくることがあります。そういった時に、当社の人事について精通しているHRBrainさんの専任スタッフが、すごく真摯に向き合ってくださって、いつも迅速に対応していただけるので、とても助かりました。

システムの導入から自己申告の稼働、人事評価の準備においても、HRBrainさんと毎週のように打ち合わせをしながら、当社の課題や要望に対して、いろんな角度からご提案をいただきました。
さらに、データ移行や帳票の再現、ワークフローの設定などの実作業についても実施していただいたので、契約してから約3ヶ月という短期間で成果を実感できました。

Q. HRBrainの導入前に抱えていた課題の解決状況はいかがですか。

浮穴様：
一番の課題だった「人事業務に関する作業効率」が大幅に改善されました。
例えば、これまでは自己申告書（人事状況調査）を回収する際、各部署からデータや紙が届くまでは、それぞれの申告内容を確認できませんでした。
システムを導入してからは、管理画面に進捗状況が常に最新のもので反映されるので、状況をリアルタイムで把握できるようになりました。

また、社員に通知する際もメールを一斉送信するだけで完了するので、紙を印刷して配布するなどの作業が失くなりました。不要な業務は削りながら、必要なフローはスピーディーに処理できるようになったので、かなり作業効率が上がったと実感しています。

Q HRBrainの導入で「ここが変わった！」というポイントはありますか。

西井様：
アナログだった業務をシステム化したことで、あらゆる面で利便性が向上しました。
先ほど述べた自己申告についても、共通のシステムを使うことで一人ひとりの進捗状況がすぐにわかりますし、データの配布や回収などを同じシステム上で処理できるのも非常に便利です。
Excelで運用していた頃と比べると、申請から承認までの一連のフローは多少変わりましたが、操作がわかりにくいという意見も特になく、現場からも好評です。
迅速で親身なサポート体制はもちろん、初心者でも使いやすいシステム設計の支援に入ってもらえることもHRBrainさんの大きな魅力だと思います。

現場の管理職も実感。人員管理の負担も大幅に軽減。

Q.人事以外の経営や現場から、どのような反響がありましたか。

緑川様：
当社では、いわゆる課長やセンター長などの管理職が300名ほど在籍しているのですが、そういった管理職の方々からも、人員管理の負担が減ったという声を数多くいただきました。
これまでは紙ベースで管理していたので、人事に関する情報が必要になった際、倉庫の中から必要な書類をピックアップするという作業が発生していました。

現在は、システム画面上で必要なデータを瞬時に検索したり、閲覧することができるので、格段に便利になったと非常に好評です。また、同じ画面やデータを確認しながら会話することも可能になったので、コミュニケーションの効率も上がりました。

浮穴様：
より利便性を向上させるためのご要望をいただけたこともいい変化でした。
例えば、データの印刷について。個人面談をする際は、従来のように帳票をプリントアウトしたほうが進行しやすいということで、出力をする際にA4用紙1枚に情報がまとまるようにしたいという意見をいただきました。
こういった人事部以外からの現場のみなさんの声も迅速に反映しながら、全社にとってさらに良いシステムになるように進化させていきたいです。

運用実績を生かして、より幅広い分野で活用していきたい。

Q.今後の展望として、HRBrainのサービスを活用してどのようなことを実現していきたいとお考えですか。

緑川様：
まずは引き続き、人事評価や社員名簿などの基本的な機能を駆使して、業務効率や精度をさらに上げていきたいと思います。そこで蓄積したデータや運用経験をもとに、配置シミュレーションやタレントマネジメント機能など、今後はより幅広い分野で活用できるようにしたいです。
当面の予定としては、人事評価機能でいえば、現在進めている自己申告書に加えて、次年度の契約に関する意向確認にも活用していきます。
労務管理機能に関しては、雇用契約書の締結が約1,000名分ほどあるので、今期の年度末には電子化できるように進めていきます。

Q.システム運用にお悩みの他社のご担当社様に向けて、アドバイスがあればお聞かせください。

浮穴様：
IT技術の進化によって、システムの機能面における各社の差は少なくなっていくのかなと考えています。そうなった際、どこで差が生まれるのかというと、システム導入前後の「サポート体制」であったり、HRBrain特有の運用支援サービスのように工数のかかる実作業をお任せできるような「フォロー体制」が今後はますます重要になってくるのではと思います。

HRBrainさんのように専任スタッフをつけていただけるシステム会社さんと連携することで、安心してシステムを運用することができますし、お互いに客観的な立場として有意義な情報交換もできます。システムに関する身近な相談役が常にそばにいるイメージですね。
ご担当者様だけでシステム運用のお悩みを抱えるのではなく、「中長期的に伴走できるパートナー探し」という目線で検討されてみるのはいかがでしょうか。

Q.HRBrainはどのような企業におすすめですか？

浮穴様：
人事部内に専任のシステム担当者がいない企業様、定期的に人事異動があるという企業様には、特におすすめです。
通常業務を抱えながら並行して新システムを導入することは、人事部の担当者様にとって、とても大きな負担になるかと思います。また、人事異動がある度に、次の担当の方にイチから引き継ぐというのも、かなり時間を要してしまいます。
HRBrainのシステム及び運用支援サービスを導入することによって実作業の負担が軽減されるので、その時間をより生産的な業務、例えば人事評価制度の策定や社内研修に充てることもできるようになります。
人事管理に課題を感じている、システム管理のために雇用を考えている企業様は、ぜひ一度導入について検討されることをおすすめします。