社内コミュニケーションの課題とは？活性化の方法や取り組み事例を紹介

スムーズな業務遂行のためにも、社内コミュニケーションの活性化は非常に重要です。しかし近年、テレワークを含めた働き方の多様化が進み、従業員同士のコミュニケーションの頻度が下がっています。ここでは社内コミュニケーション不足が起こる背景や、デメリットを紹介します。

新型コロナウイルス感染症の影響で全世界的に広まったテレワークですが、メリットだけでなく課題も見えてきています。

内閣府が2020年に発表した「選択する未来2.0 中間報告」によると、「職場において、テレワークの不便な点は何か」という質問に対し、「画面を通じた情報のみによるコミュニケーション不足やストレス」と回答した人の割合は27.1％に上っています。また同年に株式会社スタッフサービス・ホールディングスが行った「テレワーク導入後の働き方に関する意識調査」 においても「社内コミュニケーションが減った」と答えている割合が45.3％と社内コミュニケーション不足が課題の上位に入ってきています。

新型コロナウイルス感染症の影響で「社内コミュニケーション」の活性化は以前にも増して大きな課題となってきていると言えるでしょう。 

テレワークにおける課題について、さらに詳しく知りたい方は、「テレワークの課題まとめ！コミュニケーションの課題から解決策まで」をご覧ください。

社内コミュニケーションが不足すると、どのようなデメリットがあるのでしょうか。ここでは株式会社パーソル総合研究所の「第4回・新型コロナウィルス対策によるテレワークの影響に関する緊急調査」から、社内コミュニケーション不足による課題と重なる部分を3つ解説します。 

• 非対面のやりとりは相手の気持ちが分かりにくく不安

調査では、テレワークにおいて、「非対面のやりとりは相手の気持ちがわかりにくく不安」が34.2％となっています。

画面越しの会話は、相手の表情を読み間違えたり、誤解をしやすい場合もあります。またチャットツールだけのやりとりが増える中、同じ文章でも、読み手によって受け取る印象が違うこともあります。対面でコミュニケーションを取っていた時には、起こらなかったトラブルが起きやすいため、以前よりも神経を使いストレスが増える原因となります。 

• 成長できるような仕事を割り振ってもらえるか不安

テレワークにより、「成長できるような仕事を割り振ってもらえるか不安」という回答が23.4％となっています。以前は、社内での上司とのふとした会話などにより、どのような仕事をやりたいかなどの希望を伝える機会がありました。しかしテレワーク下での会話は業務報告だけになりやすいことが影響しているといえます。

やりがいのある仕事や、成長の感じられる仕事ができるかどうかは、従業員のモチベーションに大きく関わるため、企業は注意が必要です。 

• 評価・ 将来の昇進や昇格・異動希望に影響がでないか不安

社内コミュニケーションがとれないことで、「上司から公平・公正に評価してもらえるか不安」が27.1％になっており、3〜4人に1人が評価に不安を感じています。また「将来の昇進や昇格への影響への不安」20.0％、「異動希望への影響への不安」18.4％と、社内での将来的なポジションに対する不安も高い数字が出ています。従業員が正当に評価されていないと感じると、離職率へ影響を及ぼします。社内コミュニケーションの不足は、大きなリスクを抱えていると言えるでしょう。

社内コミュニケーション活性化のメリットはどのようなものがあるのでしょうか。社内コミュニケーションが活性化されることで得られるメリットを3つ紹介します。 

社内コミュニケーションが活性化されると、コミュニケーション頻度があがり、「報連相」が密に行われるようになります。これに伴い、遅延のないスムーズな情報伝達が行われやすくなり、生産性も向上するでしょう。また、ミスの発見も早くなり、トラブルが未然に防げることにもつながります。

コミュニケーションが活発で、お互いの発言が自由に行われるような環境であれば、業務の改善点や、新しいアイデアの共有がしやすくなり、シナジーが生まれやすくなります。 

情報伝達が円滑に行われると、社員間のミスコミュニケーションが減り、チームワークも良くなります。普段からコミュニケーションが取れていれば、相手への親近感も増しているため、何かトラブルがあった場合も積極的に解決し、助け合おうとするでしょう。その結果、従業員の離職理由のひとつである「人間関係におけるストレス」が軽減され、離職率を下げる効果も期待できます。 

顧客情報の共有や引き継ぎがきちんとされていると、顧客からの質問やクレームに適切に回答できるため、顧客満足度の向上につながります。対応する従業員も顧客からプラスのフィードバックを受けることになり、モチベーションの向上につながります。また顧客からのポジティブなフィードバックが増えることで、職場環境全体にも良い影響がでることになります。

従来までは、企業が実施している取り組みは、「社内報」「社員旅行」、個人間では「飲み会」や「喫煙室での交流」などが一般的でした。ここではテレワークが一般的になった現在の社内コミュニケーションへの新しい取り組みを紹介します。

テレワークが定着するに従い、急速に普及しているコミュニケーションツールですが、その中でも「ビジネスチャットツール」の利用が伸びています。インターフェースの使いやすさや、セキュリティの高さなどが選ばれている理由です。 

チャットツール例

• Slack

• Chatwork

• Microsoft Teams

• LINE WORKS

• Talknote

• WowTalk

• Workplace

• InCircle

• direct

• TopicRoom 

中には無料で使えるものもありますが、企業にとって、セキュリティを強化するための追加費用は必要な経費です。これまでのメールと違い、やりとりした当事者だけでなくグループ全員で情報が共有できることや、過去の記録も時系列で簡単に確認できること、外出先からでもスマートフォンなどから気軽にアクセスできるといったメリットがあります。 

社内コミュニケーションイベントとして、これまでもセミナーや朝礼などがありました。この場合、情報の一斉共有のため、全員がその場にいる必要がありました。しかしクラウドビデオ会議システムなどを利用することで、どこにいても参加でき、また、録画機能で見たい時にいつでも閲覧ができるようになりました。

また社内での従業員間の情報発信に、社内SNSが利用されるようになっています。オープンなプラットフォームではなく、従業員のみが閲覧できる社内SNSを活用し、日報や業務での気付きなどの共有を行ったり、新商品のインナープロモーションなどが行なわれたりしています。参加を促すために、投票機能を利用したコンテストやアイデア募集企画なども行われ、ポイント付与で賞品がでるような工夫もされています。 

新しい社内コミュニケーションに、オンラインゲームを利用する企業もでてきています。これまでの「社員旅行」や「運動会」などに代わり、直接会わなくても同じ体験を共有できるツールとして注目されています。

特にチームビルディングを目的としたゲームは、参加型で設計されているため、傍観者となりがちな他のオンラインイベントよりも、参加者同士のコミュニケーションが活発になります。

また従来のオフラインのイベントでは、移動経費、業務停止の期間が長い、などの問題がありました。しかしオンラインゲームを採用することで、これらが解消されるだけでなく、ゲームというハードルの低さから若手従業員も積極的に参加しやすいことといった利点があります。一つの場所に集まる必要がないため、普段は交流する機会の少ない遠距離にある支店の従業員同士が知り合いになれること、ゲームの達成感や勝利の喜びを共有できチームとしての一体感が生まれる、などのメリットもあるようです。

社内コミュニケーションは企業にとって重要な施策です。ここでは改善に取り組んでいる企業を紹介します。 

楽天グループ株式会社は、社内でのコミュニケーション促進のために、「同好会活動」を支援しています。現在の団体数は未発表ですが、2014年時点で35団体が登録されていました。野球やゴルフ、ダンスなどのスポーツから、ワインや本を読んでディスカッションを行う文化系同好会などさまざまあり、部門を超えた社員のコミュニケーションの活性化に一役買っています。

また「楽天クリムゾンハウス」という名が付けられた本社ビルは、従業員に家とオフィスの中間の環境を提供したいという想いを込めて、実際はビルですが、敢えて「ハウス」という言葉を起用しました。2015年の移転後は、できるだけ居心地のよい空間をつくるだけでなく、3食無料の健康的な食事の提供をはじめています。高層階からの眺めの良いカフェテリアでの食事は、個人の健康だけでなく、そこで生まれる社員間のコミュニケーション促進にも役立っているようです。

（※参照）SELEC：「家とオフィスの中間！？楽天の新拠点クリムゾンハウスが提案する新しい働き方（前編）」より

（※参照）Facebook：「楽天グループ株式会社　採用チーム」より 

株式会社資生堂は「リバースメンター制度」というユニークな施策を導入しています。若手社員に役員などがメンターとしてつく「メンター制度」は聞くことがありますが、株式会社資生堂の場合は「若手社員が上司のメンターになる」制度を取り入れています。同社では以下の3つの効果があったとしています。

• IT活用向上

• 若手育成

• 組織・世代を超えたコミュニケーションの活性化

特に若手社員が役員のIT活用を支援した制度では、当事者が効果を実感したため、現在では約200名以上の部長職以上の役職者が必ず受けるプログラムになっています。また若手社員が経営層の視点や考えに直接触れる機会が増え、人材育成の効果も生まれているそうです。

（※参照）理念と経営：「小特集　社内コミュニケーション」より 

株式会社サイバーエージェントは2005年より、上司と部下による1on1ミーティングを実施しています。「月イチ面談」として、「先月・今月・中間期」という3つの時間軸に沿って部下に質問をして話し合います。上司にはできるだけ「話を聞く」ことを推奨しているそうです。その成果として、同社が「びっくり退職」と定義する、突然の退職件数が減ったとのこと。

月に一度のミーティングは強制ではなく「推奨」とのことですが、この縦のコミュニケーションが定期的に実施されることで、特に部下は上司への信頼を深め、自分への評価に対しても納得しやすくなるでしょう。また上司も部下が悩んでいるなどのシグナルに早期に気づくことができるようになり、お互いの信頼関係構築に役立っていると思われます。

（※参照）HR NOTE：『「びっくり退職」が激減！サイバーエージェントが実践する月イチ面談のメリットとは？』より

社内コミュニケーションに関して、課題から改善方法まで解説してきました。社内コミュニケーションの改善には仕組みづくりも有効です。特に1on1ミーティングは効果の高い方法として、導入事例が増えています。

HRBrainは、1on1ミーティングはじめ、従業員の労務管理・人事評価などのオペレーションの全てをクラウド上のソフトウエアで効率化するサービスです。人事評価においても工数の軽減を図ることができます。またMBOやOKR、タレントマネジメントなどの最新のマネジメント手法をカンタン・シンプルに運用を可能にし、国内でも2,500社以上※のサポート実績があります。 

※2023年9月時点

「1on1ミーティングを導入したいが、誰に相談したらいいか分からない...」

「もっと人事採用と評価システムを連動させたい...」

「人材管理作業に時間・工数が掛かりすぎる。無駄な業務に時間を割きたくない...」 

このような悩みをHRBrainで解決できます！

無料トライアル実施中！ぜひお試しください！